新入社員の手帳は女性だと色選びも重要!仕事ができる女の手帳活用法

新入社員にとって忘れてはいけないアイテムのひとつに手帳があります。

あなたは手帳をただ予定を書き込むだけのものと考えてはいませんか?

もしそうだとしたら、
これから向う社会の荒波はあなたにとってちょっときびしいものになるかもしれません。

手帳はその使い方ひとつで、
あなたに自信を持たせてくれ、
ピンチを救ってくれる頼もしいパートナーにもなりうるのです。

とくにあなたが、
取引先との打ち合わせが多い営業部に配属されたとしたら、
手帳の出番はすぐにやって来ます。

そして、
その役割はさらに重要なものになるでしょう。

訪問先であなたを助けてくれるのはあなたの手帳です。

ここでは、
取引先とのやり取りに役立つかしこい手帳の使い方を紹介していきます。

少しだけ手をとめて手帳の役割をみていきましょう。

 

 

新入社員が持つ手帳は女性だと色も重要!


デキル人は、その手帳を見ればわかるというくらい、手帳にはその人のセンスが表れます。

手帳にはルールはありませんが、いくつかのタイプがあります。

 

サイズ

手帳には4つのサイズが多い

判型 寸法mm 本の種類と比較
A6 105×148 文庫本
B6 128×182 単行本など
A5 148×210 誌・教科書など
A4 210×297 写真集・美術集など

 

外出が多い女性には、軽い手帳が理想ですが、あまり小さいとゴチャゴチャして見づらくなります。書き込めるスペースもあるA5、B6などが使いやすいでしょう。

 

訪問先で使うことも多いあなたは、あまり派手な素材や色は避けたほうが無難です。新入社員はなにかと注目されます。万人に受けが良いブラック、ネイビー、ダーク・レッドなどでしたら、落ち着いた印象になり、信頼感も期待できそうですね。

フォーマット

手帳には、マンスリー、ウイークリー、デイリーなどいくつかのタイプがあります。

時間の管理がメインになる営業のあなたには、以下の2つのタイプがおすすめです。

週間レフト(横型)

1週間ごとのスケジュール管理用

  • 左ページが1週間の予定、右ページがメモに使える
  • 見開きで予定&メモが見やすい
  • 営業でも1日の訪問先がそれほど多くない人に向いている

週間バーチカル(縦型)

おもに時間の管理用

  • 縦軸に時間のメモリが入っているので、30分や1時間といった単位で管理が可能
  • 24時間の時間軸の下にフリースペースがあるものが多い
  • 会議や打ち合わせ、締め切りに追われる職種におすすめ
  • 見開きで1週間の予定と1日の時間管理が見やすいので、最近人気上昇

※バーチカル(vertical 。バーティカルとは「垂直的な」といった意味)

 

新聞や雑誌のTV番組表など時間割は縦軸が多いので、横軸のメモリが見づらいという方は縦軸のバーチカルがいいでしょう。

さて、あなたに合った手帳をイメージできたでしょうか。

 

忘れない!見やすい!新入社員の女性の手帳活用法

予定は紙に書くことで忘れにくくなりますが、
ただダラダラと書いても、あとで見づらいものになってしまいます。

見やすく書くことが手帳のモットーでもあります。

 

見やすく書くための関連グッズを使う

  • 先の細いシャープペンシル、消せるボールペンを使う
  • 3色ボールペン、カラーペンなどを使い分ける
  • 粘着力の強いフセンを手帳と一緒にしておく
    (余白や時間がないときはフセンに書く)

手帳とペンは一緒にしてすぐ取り出せる場所に決めておく(ガサゴソ探すのはNG)

 

次にどんなふうに書き込んだらいいのでしょう。
人気上昇・バーチカルタイプを例に見ていきましょう。

 

予定は時間軸に沿って書く

  • 面会時間・会社名・担当者名・目的(テーマ)・持参物
  • 同行する先輩・上司の名前
  • プライベートで時間厳守すべきもの

ポイント

理解できる程度の略語で書く

  • 1社の所要時間を矢印(←→)で区切り、ダブルブッキングを防ぐ
  • 重要事項はカラーペンで強調する
  • プライベートを書くペンの色を決めておく
    (マークなども見やすい)

新入社員はプライベートも大切にしたいもの。同期との情報交換や気晴らしはストレス解消に必須です。

 

済んだこと、進行中の事項は、下のフリースペースに書く

(実際には訪問先を離れてから書くので、打合せ中はノートやメモ書きすることが多い)

  • 応対してくれた担当者名
    (予定と異なる場合も多い)
  • 商談の内容
  • 雑談の内容
  • 反省・目標
    (問題点・改善策・計画・感想・意気込み)

ポイント

商談の内容は明確かつ、簡略化する

・「誰」と「何」を「どこまで」話したかなど
(次回に重要)

 

 

決定事項、依頼事項は箇条書きにし、手配や段取りを計画する

(To-Doリストにするとよい)

「何」を「いつまで」に「どんな方法」で「誰」になども明確にする

書ききれないときはフセンを使うが略語を決めて書けばスペースを取らないですむ

 

雑談も重要!

お客さんが、どんなことに興味があるのか知ることができ、次回の話の切り出しがスムーズになる。

相手が女性なら、仕事以外の情報共有もできるので信頼度も高まるはず!

 

反省内容は、ポジティブ思考にかえて書く

先輩からのアドバイス・改善策は後で役に立つので必ず書く。

ただしポジティブ思考で書くようにする。

目標(数字)などを明確にしてモチベーションを上げる

 

その他はフセンに書く

  • 商談中理解できなかった専門用語やカタカナ用語
  • 移動手段(路線・下車駅・出口番号・道順・ビル名・階数)

ポイント

商談中に理解できない用語がでてきたときは、メモしてあとで確認する。新人の今なら質問はむしろ意欲的と評価される。分からないまま過ごすのはNG。

 

移動手段はフセンに書いて手帳に貼ると次回も使い回せる

※これはかなり重要です。

あらかじめ訪問先のホームページなどで確認しておきましょう。

大きな駅では出口で迷ってしまうと面会時間に遅れたり、走り回ってぎりぎり間に合ったとしても、
女性のあなたは汗だくでお客さんにお会いしたくはないですよね。

自分のモチベーションも下がってしまい、思い通りに進めることができなくなります。

実際に筆者も出口に迷って予想外の時間をロスしたことがあります。
汗をふきふきの打ち合わせはしばらく身が入りませんでした。

メモの整理は勤務中に時間を決めて行うようにします。

不明点は必ず同行した先輩・上司に確認しましょう。

聞きづらいからといって、間違った書き込みはもってのほかです。

新人とは何度同じ事を聞いても許されます。

知ったかぶりはNGです。

大切なことは、全部書き込めましたからと言って。

いいえ、それ手帳を閉じないでください。

書きっぱなしでは意味がないからです。

では、書いたあとに、
手帳をどう使うのでしょうか。

 

新社会人の女性と手帳のかかわり方

手帳と向き合う時間をつくりましょう。

書き込む時間とは別に、
昼休みや夜寝る前などゆっくり見直す時間をつくりましょう。

 

今日の行動を見直す

  • 書き忘れがないか?
  • 間違った説明をしなかったか?

思い出しながら再度確認するのも新人には必要です!

  • 理解できなかった用語を自分のものする
  • To-Doリストをチェックして段取りをイメージする
  • 反省点を見直し、改善策をポジティブに考える

 

明日の予定を確認

会社名(ホームページで軽く予備知識を得ておく)

■持参物の用意

⇒移動順路をチェックし、フセンで貼る
⇒出発時間(面会時間が長引いた場合に重複しないかチェック。過密すぎる予定は突発的な事項に対応できなくなるので余裕も必要)

 

前回の内容を確認

前回、誰とどんな話をどこまでしたかが分かると続きがスムーズです。

雑談の内容も覚えておくと、なごやかに案件に入ることができますよ♪

 

次週の予定を確認

長期的なスケジュールをおおまかに頭に入れておく!

自分の目標を書くのもおすすめ!

手帳を見直すことはあなた自身を見直すことです。

頑張った自分や、
また逆にムダな部分も見えてきたりしますね。

資料作りなどで1日中外出しなかった日は、
タスクの所要時間を記入しましょう。

時間配分が分かり計画も立てやすくなります。

もし、スペースができたときは、
その日耳にしたお気に入りのことを書くとモチベーションのアップにもつながります。

熱心なラジオリスナーである筆者は、
気に入った曲名や初耳用語を1行書くことにしています。

あとで見直すと面白いですよ。

 

まとめ

手帳の流れをおさらいします。

  • 自分の用途に合った手帳を選ぶ
  • 忘れてはいけない予定を書き留める
  • 商談内容を振り返る
  • 手配・段取りをリスト化する
  • 再度見直し確認する

それによって

  • 不明点が理解できるようになる
  • 問題点・改善策が見えてくる
  • 十分な準備で自信が持てる
  • 目標を定めて取り組む

そして、商談は成立!あなたも成長する!

あなたと手帳は良きパートナーシップを組めそうですか?

みんなに役立つ情報より、
あなたに役立つ情報がほしいですよね。

あなたが手帳とかしこく向き合うことで、
あなたの新社会人としてのスタートが一層ステキなものになることを願っています。

-新人, 新入社員, 職場

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