歓迎会の幹事、意外と2,3年目の若手社員に任す会社が多いですよね。
新入社員のためにも失敗できない歓迎会。過去に失敗した先輩を見てしまっていると、余計にプレッシャーがかかります^^;
特に「誰に挨拶を頼むか」は歓迎会の進行上とても大切ですが、ここでの人選を間違ってしまうと一気に歓迎会が不穏なムードに…
そうなると幹事どころか、大事な仕事も任せてもらえなくなるかもしれません…。
でも大丈夫！
本文中にご紹介するポイントをおさえておけば、失敗することはありません♪
- 歓迎会の幹事で失敗する人の特徴
- 乾杯の挨拶は誰に頼むべきなのか
- 幹事を失敗しないための気遣いのポイント
について、会社の飲み会の幹事を長年務めた私が本文で力説しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね♪
歓迎会の幹事で失敗する人の特徴
歓迎会をはじめとする飲み会の幹事は立派な仕事。
幹事を失敗するとせっかくの飲みの席が台無しになってしまうだけでなく、その後も「仕事ができない人」の印象が尾を引きます。
絶対に失敗したくない幹事ですが、失敗する人はどんなことを疎かにしているのでしょうか？
出席する人数・メンツを把握していない
出席者数を把握していないなんて幹事として言語道断！
ですが、最もよくあるトラブルは人数の増減です。
当日急に欠席者が出てキャンセル料を参加者が負担しなければならなかったり、急に出席者が増えて席を用意してもらえなかったりすることが多々あります。
またメンツを把握していないと乾杯の挨拶も頼みようがありません！
数人の差によって適切なお店も変わってくるので十分気をつけましょう！
挨拶をしてもらう人に事前にお願いをしていない
乾杯の挨拶をその場で指名していきなりやってもらうケースもありますが、歓迎会の規模が大きくなればなるほど、きちんと事前に挨拶をお願いしましょう。
事前にお願いしていないと、急に振られて焦ってしまい何も歓迎の言葉を言ってもらえず終わってしまうこともあります。
また逆に、話がまとまらず長くなってしまって場が白けてしまう場合も…^^;
会費を事前に徴収していない
お酒が入るとお金のことまで細かく考えられなくなってしまいます。
また会が終わる前に帰らなければならない人がいたりすると「誰か払っていない」ともめてしまうことも^^;
そうすると、せっかくの歓迎会も盛り下がってしまいますよね。
ですので、なるべく事前に会費を徴収しておき、歓迎会当日はスムーズに支払いを済ましましょう！
乾杯と締めの挨拶は誰に頼めばいい？
乾杯の挨拶を誰に頼むか、これが歓迎会を成功させるためにとても大切！
適切な人に適切なタイミングで挨拶をしてもらいましょう。
歓迎会のパターン別で紹介します♪
会社全体での歓迎会の場合
会社全体での歓迎会の場合、伝統的に誰が挨拶をするかということが決まっていることもあります。事前に先輩に確認しておくのがベターです◎
ちなみに、私の会社は乾杯の挨拶は社長、締めの挨拶は専務に頼むのが恒例でした♪
一般的には、
- 歓迎会開会の初めの挨拶→1番偉い人（社長）
- 乾杯の挨拶→3番目に偉い人（常務など）
- 締めの挨拶→2番目に偉い人（専務、副社長など）
という順で挨拶をします。
先輩にアドバイスをもらいながら、誰にどの挨拶を頼むのか決めましょう♪
部署など小さい単位での歓迎会の場合
小さい単位の場合も、２番目に偉い人（部長）に初めの挨拶を兼ねた乾杯の挨拶を頼むのが無難です♪その場合、1番偉い人への締めの挨拶の場をしっかり用意しましょう。
会社や部署によっては１番偉い人が乾杯の挨拶も締めの挨拶も行うこともあります。
誰に頼むのか、部署内で話し合ってみてください♪
有志など小さいグループでの歓迎会の場合
一番年長者、もしくは一番役職の高い人に乾杯の挨拶をしてもらいましょう。有志での歓迎会の場合は細かいマナーは必要ありませんが、新入社員に対して「一番立場が上なのはこの人だよ」と教えるためにも挨拶をしてもらうとよいでしょう！
※小規模な場合は締めの挨拶がなくても大丈夫です^^
幹事が失敗しないための重要なポイント
挨拶を誰にやってもらうか決まったら、幹事としての準備・段取りを確認しておきましょう！
気を遣い出すとキリがありませんが、最低限以下のポイントはおさえたいところです♪
※ここでは幹事が歓迎会を進行する司会役を想定しています。
歓迎会中に挨拶をしてもらう時にはタイミングを伺う
初めの挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶などで立場が上の方に前に出ていただく場合は、直前に
「挨拶をしていただきたいのですが、ご準備大丈夫でしょうか。」
とお伺いを立てましょう！
ここで一言ないと、「都合も聞かず勝手に進行するのか」と思われてしまう可能性があります。
また、乾杯の挨拶の後は乾杯ラッシュでしばらくその場を離れられなくなります。
もし乾杯の挨拶をする人がトイレを我慢していたら…と考えると申し訳なくなりますよね！
なので、進行前には必ず一言お伺いを立てましょう♪
進行中のお礼やフォローをしっかりと
挨拶をしていただいた後は幹事（司会）が
「○○さん、ありがとうございました」
とお礼を言うようにしましょう。進行ばかりに気をとられないように注意です！
また挨拶によって場がしらけてしまった場合や寒いギャグで凍りついてしまった場合…その場を立て直せるのは幹事しかいません！
勇気を持ってフォローをしてみましょう。参加者たちはきっと、その頑張りを評価してくれるはずです！
アレルギーや食べられないものがないか確認
特に歓迎される新入社員にはアレルギーなど食べられないものがないか確認しておきましょう。
おいしい海鮮の店を予約したけど、新入社員の一人が甲殻類アレルギーだった…となるとやはり盛り下がってしまいますよね。
幹事としての配慮のなさを指摘する声が上がってしまう可能性もあります。
できるだけ参加者全員、少なくとも歓迎される新入社員が食べられるものを用意しましょう！
お店の念入りな下調べが肝心
幹事としての力量が明確に出てしまうのが「店選び」。
- 人数に応じた広さなのか
- アレルギーの食べ物を避けてくれるか
- 料理の質や提供のスピード
- ２次会までの移動のしやすさ
など上記のポイントはぜひともおさえておきたいところです。
情報サイトで口コミをチェックしたり、時間があれば下見をしてみてもよいかもしれません！
お店の下調べはきっちり行いましょう♪
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まとめ
歓迎会の幹事の出来は仕事の出来と見なされてしまうほど重要です！
失敗しないために、「誰に挨拶を頼むか」ということはとても大切になってきます。
歓迎会の規模に応じて適切な人に挨拶をお願いしましょう！
また失敗しがちな幹事が疎かにしてしまう
- 出席者・メンツの把握
- 挨拶を事前に頼んでおく
- 会費の事前徴収
というポイントをおさえた上で、
- 歓迎会進行中には挨拶をする人へのタイミングの確認
- 進行中にお礼やフォローを忘れない
- アレルギーなど食べ物に関しての事前確認
- お店の入念な下調べ
も意識して、失敗しらずの幹事になりましょう♪
