歓迎会の乾杯は誰に頼む?幹事として失敗しない段取り方法

「乾杯の挨拶って誰に頼めばいいの!?」

2年目にもなってくると避けられなくなってくる歓迎会の幹事。

特に新入社員の歓迎会となると、新入社員からの目もあり失敗できないですよね。

幹事のせいで歓迎会が失敗してしまうと「頼りない先輩」のレッテルを貼られてしまい、新入社員からも上司からもバカにされてしまいかねません!

しかし、幹事としておさえるポイントは限られているので大丈夫♪

歓迎会の乾杯の挨拶は誰に頼むべきなのか

幹事として失敗しないため当日気を遣うべきポイントは何なのか

スムーズに歓迎会を進行するために必要な事前準備や段取り

この3点さえおさえておけば、幹事として失敗することはありません!

本文にて詳しくポイントを紹介しているのでぜひ参考にしてみてください♪

 

 

歓迎会の乾杯の挨拶は誰に頼む?

歓迎会で最も大切と言っても過言ではない乾杯の挨拶。誰に頼むのが一般的か、パターン別でご紹介します♪

 

会社全体での歓迎会の場合

社長をはじめとする役員が揃う歓迎会の場合、

・初めの挨拶→1番偉い人(社長)

・乾杯の挨拶→3番目に偉い人

・締めの挨拶→2番目に偉い人

と進めるのが一般的です。

ですが会社独自のやり方で「乾杯の挨拶は社長が」という場合もあるので、歓迎会の運びをよく知る先輩方に一度聞いてみましょう^^

 

小さい部署のみでの歓迎会の場合

小さい部署のみで歓迎会をする場合は、その場で一番偉い人に乾杯の挨拶をしてもらうのが無難でしょう。

※初めの挨拶、続いて乾杯の挨拶と分ける必要はありません!

この場合、乾杯の挨拶と締めの挨拶が同じ人になることもよくあります。

もし部署内にお調子者キャラの先輩がいればその人に頼んでもよいかもしれません!

部署内のカラーにもよりますので、先輩や上司と相談して柔軟に考えてみてもよいでしょう♪

 

歓迎会で幹事として失敗しないためのポイントは?

歓迎会の幹事はとても気を遣う大仕事。新入社員が見ている中、また先輩や上司が参加してくれている手前グダグダの会にはしたくないですよね。

ここでは幹事として失敗しないためのポイントをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください♪

 

開始時間には全員揃っていなくても開始

全員揃うまで待っていたい気持ちになってしまいますが、幹事としては開始時間になったら始めてしまうべきです!

開始が遅れてしまうと終了も遅くなってお店に迷惑がかかってしまったり、時間通りに来た人たちが損をしてしまいます。

 

ドタキャンなどにも柔軟に対応を

「行けたら行く」などというドタキャン予備軍に注意。

そういう人はあらかじめ頭数にいれないか、当日行けなくなった時にキャンセル料が発生する旨を伝えておきましょう。

 

締めの挨拶の前には場を整える

そろそろお開きかな、という時いきなり締めの挨拶をしようとしても盛り上がっている参加者たちが聞いてくれるとは限りません。そのため数人に頼み、注目を司会に集めなおしましょう。

「はい、聞いてください〜〜!司会に注目~!」

と声をかけてもらったり、パンパンと手を鳴らしてもらいましょう。

またここで大切なことは締めの挨拶をする人に一声かけておくことです。

「それではそろそろ、締めの挨拶をお願いします。」

この一言が大切です。

この一言がないと、気難しい人は

「俺の伺いも立てずに進行するのか?」

と立腹してしまうことがあります。

 

デキる幹事は準備が違う!失敗しない段取り方法

歓迎会の幹事として、事前に準備しておいた方がいいことや段取りはどのようなものでしょうか。失敗しないために事前におさえておきたいことをここではご紹介します♪

 

大体のタイムテーブルを作成しておく

大体何時に乾杯し、何時〜何時まで新入生の自己紹介、何時に席替え…などとおおまかでよいのでタイムテーブルを組んでおきましょう。

時間をきちんと把握し、最後に追われるように退店するということを防ぎましょう!

 

席順を組んでおく

偉い人は上座に…などというマナーも新入社員は知らないかもしれません。上座・下座を意識しながら新入社員と先輩社員をバランスよく配分した席順を事前に組んでおきましょう。

席順を書いた紙をテーブルに置いておけば、みんなそれに沿って座ってくれます。

もし席替えをするのならその後の席替えがやりやすいように組んでおきましょう♪

 

会費は事前に徴収

当日お酒の席での会費徴収はグダグダになってしまう原因です。一次会だけでも、事前に会費を徴収しておくようにしましょう。

 

挨拶は事前にお願いしておく

初めの挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶は出席者が確定した時点でなるべく早くお願いしておきましょう。当日急に「お願いします!」というのは、頼まれる方の気持ちとしては避けてほしいものです。

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まとめ

幹事としての出来は、「仕事ができる・できない」までも判断されかねない重要なものです。失敗のないよう、入念な事前準備と根回し、当日のケアを怠らないようにしましょう!
そのために

  • 乾杯の挨拶を適切な人にしてもらう
  • 挨拶のお願いは事前にお伺いを立てる
  • 歓迎会の開始、ドタキャン対応、締めの挨拶前の空気作りなど各所に気を遣う
  • タイムテーブル作成・席順作成・会費の徴収を事前に行う

ということをおさえておけば幹事としての仕事はばっちりです!

歓迎会がうまくいけば新入社員たちに一目置かれる先輩となるだけでなく、上司からの評価アップも間違いなしです♪

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