「行事の中止や延期、どう伝えたら角が立たないかな…？」
雨天や災害、感染症、会場の都合など――
自治会行事を中止・延期するとき、文面ひとつで印象が大きく変わります。
急なお知らせでも、できるだけ丁寧に、誤解なく伝えることが大切です。
この記事では、「行事中止・延期のお知らせ」回覧文テンプレート３タイプ（Word形式）をご用意しました。
フォーマル・アピール・ポップの３種類から、状況や相手に合わせてお選びください。
行事中止・延期のお知らせテンプレート一覧
同じ「中止・延期」でも、伝える相手や状況によって表現を変えると印象が良くなります。
下記の３タイプから、目的や地域の雰囲気に合ったテンプレートをお選びください。
フォーマル版（正式通知タイプ）
行政・全戸配布など、正式な通知に向いた丁寧な文面です。
「お詫び」「理由」「今後の対応」を明確にし、誤解を防ぎます。
【中止用】
＜抜粋＞
日頃より自治会活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日に予定しておりました「〇〇行事」につきましては、【中止理由（例：荒天予報／会場設備の不具合／感染症拡大状況 等）】により、やむを得ず中止とさせていただくことになりました。
ご準備・ご協力をいただいた皆さまには誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
【返金対応】参加費をお支払い済みの方へは、【返金方法】にて返金いたします（期限：◯月◯日）。
【物品配布】準備済みの【記念品／配布物】は、【受取日時・場所】でお渡しします。
■フォーマル版をダウンロードする
→ 行事中止テンプレート（フォーマル版）
【延期用】
日頃より自治会活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
〇月〇日に予定しておりました「〇〇行事」につきましては、【延期理由（例：荒天予報／会場都合／感染症拡大状況 等）】により、延期とさせていただきます。
新しい日程は【新日程（例：〇月〇日（〇）〇時〜）】を予定しております。
詳細は決まり次第、改めてご案内いたします。【延期日案内】
新しい開催日：【 】月【 】日（【曜】）【時刻】〜（会場：【 】）
参加費：そのまま有効／いったん返金（どちらか選択）
■フォーマル版をダウンロードする
→ 行事延期テンプレート（フォーマル版）
アピール版（柔らかい説明タイプ）
参加予定者や住民への説明を意識した、やわらかいトーンの文例です。
「申し訳なさ」と「前向きさ」をバランスよく伝えます。
【中止用】
いつも自治会活動へのご協力をありがとうございます。
楽しみにしていただいていた「〇〇イベント」ですが、【中止理由（例：当日の悪天候が見込まれるため／会場の急な設備不具合のため 等）】により、今回は中止とさせていただきます。
直前のご案内となり申し訳ありません。皆さまの安全を第一に考えての判断です。■返金対応について
参加費をお支払い済みの方へは、【返金方法】にて返金いたします。
（期限：◯月◯日）
■物品配布について
準備済みの【記念品／配布物】は、【受取日時・場所】でお渡しします。
■アピール版をダウンロードする
→ 行事中止テンプレート（アピール版）
【延期用】
いつも自治会活動へのご協力をありがとうございます。
「〇〇イベント」は、安全面を最優先に考え、今回は【延期】する判断といたしました。
新しい開催候補日は【新日程候補】です。決まり次第すぐにお知らせいたします。■延期日案内
新しい開催日： ◯月◯日（◯）0:00〜（会場：〇〇）
参加費について： そのまま有効／いったん返金（どちらか選択）
■アピール版をダウンロードする
→ 行事延期テンプレート（アピール版）
ポップ版（親しみやすいタイプ）
家庭や子ども会など、親しみやすさを重視した明るいトーンです。
「また次を楽しみに！」という前向きな印象を残せます。
【中止用】
いつも自治会活動にご協力いただき、ありがとうございます。
予定していた「【行事名】」ですが、【中止理由（例：悪天候のため／安全面を考慮して 等）】のため、残念ながら中止とさせていただくことになりました。
準備を手伝ってくださった方、楽しみにしてくださっていた皆さんには申し訳ありません。
どうかご理解くださいますようお願いいたします。次回はより安心して楽しめる形で開催できるよう、改めて準備を進めてまいります。
◯返金対応：参加費をお支払い済みの方へは、【返金方法】にて返金いたします。
（期限：【 】月【 】日）
◯物品配布：準備済みの【記念品／配布物】は、【受取日時・場所】でお渡しします。
■ポップ版をダウンロードする
→ 行事中止テンプレート（ポップ版）
【延期用】
いつも自治会活動にご協力いただき、ありがとうございます。
「【行事名】」は【延期理由（例：天候不順／会場都合 等）】により、日程を変更させていただくことになりました。
新しい開催日は【新日程（例：〇月〇日（〇）〇時〜）】を予定しております。
詳細が決まり次第、改めてお知らせいたします。ご予定を調整してくださっていた皆さまにはご迷惑をおかけしますが、
次回もぜひご参加いただけると嬉しいです。◯延期日案内
新しい開催日：【 】月【 】日（【曜】）【時刻】〜（会場：【 】）
◯参加費
そのまま有効／いったん返金（どちらか選択）
■ポップ版をダウンロードする
→ 行事延期テンプレート（ポップ版）
使い方のポイント
行事の中止や延期は、できるだけ早く・正確に・丁寧に伝えることが大切です。
Wordテンプレートを開き、以下の項目を差し替えるだけで使えます。
差し替える主な項目
- 【行事名】 … 夏祭り・清掃活動・防災訓練など、該当する行事名に変更
- 【開催日】 … 中止または延期前の実施予定日
- 【中止理由／延期理由】 … 天候・安全面・会場都合などを簡潔に
- 【返金方法／受取場所】 … 必要な場合のみ記入
- 【新日程】 … 延期後の開催日が決まっていれば明記
お知らせ作成のコツ
- 文面の最初に感謝の一言を入れると、印象が柔らかくなります。
- 中止の場合は、理由とお詫びをしっかり伝えることが信頼につながります。
- 延期の場合は、前向きな言葉（「次回を楽しみに」「改めてご案内します」など）を添えましょう。
- 行事名や日付は太字にすると、回覧時に見やすくなります。
- LINEやメールで配信する場合は、PDF形式に保存して送るとレイアウトが崩れません。
まとめ
急な中止や延期は、誰もが残念に思う出来事です。だからこそ、丁寧で温かい言葉づかいで伝えることが大切です。
今回紹介した３タイプのテンプレートをうまく使い分けて、「伝わる中止連絡」「気持ちが伝わるお知らせ」に仕上げてみてくださいね。
以下の表では、各回覧版テンプレートの記事を目的別にまとめています。
用途に合わせてご覧ください。