飲み会の幹事で失敗しない!最新アプリを使ったお金の集め方

次の飲み会の幹事に指名されてしまった‥!

「私が幹事?!‥ムリムリムリ!!」

会社の飲み会って人数も多いし、何か問題でも起きてしまったら‥

と思うと、不安になりますよね(T_T)

特にトラブルになりやすいのが『お金に関すること』!

会計の時に、「お金が足りない!」なんてことにならないために、『賢いお金の集め方』知りたくありませんか??

なんと、手間をかけずに簡単にお金の管理ができる方法もありますよ〜♪

今回は、飲み会幹事の失敗談から学ぶ、上手なお金の集め方についてご紹介します。

 

 

やってしまった!飲み会幹事の失敗談

お金を誰から集めたのかわからなくなった

準備バッチリで臨んだ飲み会。

ネックだった会費の回収も終わり、お店に支払いをすることに。

しかし、数千円足りません。

「ちょうど1人分の会費額だし、誰かから回収し忘れたのかも‥。」

しかし、そこで気づきます。

誰が払ってないのかわからない!!

一人一人に聞いて回るのは時間がかかるし、きちんと払った人に対しては失礼に当たりますよね(T-T)

 

当日キャンセル分の費用を負担することに

予約の際、お店に人数を聞かれ、「まぁ、このくらいは参加するかな?」と適当な人数を伝えました。

当日、予約人数より来店人数の方が少なかったのですが、『キャンセル料金』を取られてしまいました(T-T)

お店側からしたら、用意していた料理が売れ残ることになりますもんね‥(^^;

 

消費税抜きで会費を回収してしまった

締めの挨拶も終わり、残す幹事の仕事は会計だけ。

レジで言われた額に驚愕!

「えっ?!なんでこんなに足りないの?!」

原因は、消費税抜きの値段で会費を回収してしまったことです。

これは、参加人数が多ければ多いほど差額が大きくなります(T-T)

一人ずつから数百円の消費税を回収するのはとっても大変です。

時間もかかるし、怒り出す上司もいるでしょう‥。

 

一番困るお金事情!飲み会の幹事のお金の集め方

お金の管理って『責任重大』ですよね。

当日慌てて冷や汗を流さないためにも、上手にお金を集めるためのポイントを押さえましょう(^ ^)

 

参加者名簿を作る

飲み会出席者が確定したら、参加者名簿を作ろう!

チェックを入れることで、誰が支払い済みなのか管理できます(^ ^)

icon-file-text エクセルで作っておくと、当日の受付用にも使えますよ。

当日幹事は受付や席決めなど、仕事がたくさんありますよね。

お金で問題が起きるのは1番避けたいところ。

なので、会費の回収は前日までに済ませよう!

これで、お金のトラブルは起こらないですね(*^^*)

注意ポイント

会費がキッチリした額じゃない場合、お釣りが出ることもあります。
『釣り銭』を準備しておくと便利です♪

 

キャンセルへの対応

キャンセル料金を発生させないために参加人数をしっかり把握する!

これも、『参加者名簿』を作り、前日までに集金しておけば大丈夫ですね♪

しかし怖いのが『当日キャンセル』(T-T)

おそらく、お店側は食べ物代のみ請求してくるでしょう。

「参加してないんだから払った会費は返して!」

なんてことにならないように、飲み会の案内にしっかり記述しましょう!

飲み会開催のお知らせのメールってありますよね?

「当日キャンセルの場合、食べ物代は支払わなければならないので、全額返金はできません。」

と、記載しておきましょう。

icon-comments ドタキャンしといて会費返せっていうのもおかしな話だとは思うんですがね‥(笑)

そういう人もいるかもしれないので、トラブルの芽は摘んでおきましょう。

 

便利なアプリを活用しよう!おすすめ会費徴収アプリ

「気をつけることはわかったけど、全部自分でするのは不安なんだよなぁ‥。」

そんな人は、アプリを活用してみてください!

アプリを利用してお金の管理をすると、とっても楽になりますよ♪

 

集金チェックアプリ

エクセルで参加者名簿を作るのって正直めんどくさいですよね。

さらに、印刷した紙の参加者名簿を紛失‥なんてことになったら大変です(T_T)

そんな時は、『集金チェックアプリ』を使いましょう!

Checklist - チェックリストアプリ

Checklist - チェックリストアプリ

Koji Ito無料posted withアプリーチ

Evernote

Evernote

Evernote無料posted withアプリーチ

この2つが、よく使われていますね。

このアプリは、支払いの状況を管理できるんです!

参加者を一覧表にしてチェックすることができるので、紙の受付表も、ペンもいりません!

スマホ1つでオッケーです( ^ω^ )

 

割り勘アプリ

会費制の飲み会でも、当日、上司から『寸志』を頂くことがあります。

「寸志」とは、簡単に言うと、上司が多めにお金を出してくれることです。

参加者からしたらラッキーなことですが、幹事からすると、

「みんなにいくらずつ返金すればいいんだ?!」

と、焦っちゃいますよね(T_T)

そんな時は『割り勘計算機』を使いましょう♪

Smart割り勘

Smart割り勘

Yasuyuki Someyaposted withアプリーチ

スマート幹事くん

スマート幹事くん

Recruit Co.,Ltd.posted withアプリーチ

この2つは、ただ均等に割り勘するだけじゃなく、

多めに払う人がいる場合、又は女性は低料金というような、『シーン別の計算』もしてくれますよ(^ ^)

アドバイス

返金は当日だとバタバタするので、後日にしましょう。

 

集金アプリ

参加者からお金を集めてくれるアプリなんてものもあります。

「えっ?そんなことできるの?!」

私も驚きました(°_°)

なんと、『財布を持たずに飲み会に行ける』!

そのカラクリは、『アプリ間で送金をする』ことです。

paymo (ペイモ)

paymo (ペイモ)

AnyPay, Inc.posted withアプリーチ

Kyash - ウォレットアプリ

Kyash - ウォレットアプリ

Kyashposted withアプリーチ

などが該当します( ^ω^ )

しかし、デメリットもあります。

  1. 飲食店でしか使えないものもある
  2. 現金で受け取りができないものもある
  3. 全員にアプリをダウンロードしてもらう必要がある

この3つのデメリットがあっても平気な方は、ぜひ使ってみてください(^ ^)

 

まとめ

今回は、飲み会での上手なお金の集め方についてご紹介しました。

  1. 参加者名簿を作る
  2. 飲み会案内に当日キャンセルについて記載する
  3. アプリを活用する

幹事の仕事って、めんどくさいし、責任重大で、できればやりたくないですよね‥。

でも、立派に幹事を務められれば、あなたの評価がアップすること間違いなし( ^ω^ )

幹事に抜擢されたら、チャンスだと思って頑張ってみてください♪

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