「総会の案内文、どう書けばいいの？」
毎年行われる自治会の総会ですが、いざ案内文を作ろうとすると、堅苦しくなりすぎたり、逆に内容が伝わりづらくなったりと迷う人も多いですよね。
この記事では、すぐに使える 「総会・臨時総会」回覧文テンプレート３タイプ（Word形式） をご用意しました。
フォーマル・アピール・ポップの３種類から、地域の雰囲気や目的に合わせて選べます。
総会・臨時総会 回覧文テンプレート一覧
総会といっても、年に一度の定例総会や、急な議題に対応する臨時総会など、開催目的によって文面のトーンは変わります。
用途に合わせて、下記の３タイプから選んでご活用ください。
フォーマル版
議案報告・会計報告など、正式な内容を案内する際に適した、落ち着いた文面のテンプレートです。
役員交代や会則改定など、公的性の高い議題にも安心して使えます。
＜文例抜粋＞
日頃より自治会活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり令和〇年度定期総会を開催いたします。当日は、令和〇年度の事業報告および会計報告、また来年度の事業計画などを審議いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。
■フォーマル版をダウンロードする
→ 総会・臨時総会 回覧文テンプレート（フォーマル版）
アピール版（参加を促すタイプ）
出席率を上げたいときや、意見交換を活発にしたいときに最適です。
「一人ひとりの意見が地域を良くする」というメッセージを自然に伝える構成です。
＜文例抜粋＞
いつも自治会活動にご協力いただきありがとうございます。
さて、今年度も地域の運営方針を話し合う「定期総会」を開催いたします。今年度の活動を振り返り、来年度の取り組みを話し合う大切な機会です。
皆さまの率直なご意見をお聞かせいただき、より良い地域づくりにつなげたいと考えています。ぜひご出席くださいますようお願いいたします。
■アピール版をダウンロードする
→ 総会・臨時総会 回覧文テンプレート（アピール版）
ポップ版（親しみやすいタイプ）
初めて参加する方や若い世代にも親しみやすい、やわらかいトーンのテンプレート。
掲示板やLINE配信でも使いやすく、文字も読みやすい構成です。
＜文例抜粋＞
いつも自治会活動にご協力いただきありがとうございます。
今年度のふり返りと、来年度の活動について話し合う「自治会総会」を開催します！
地域のみんなが安心して暮らせるまちづくりのために、ぜひお気軽にご参加くださいね。
■ポップ版をダウンロードする
→ 総会・臨時総会 回覧文テンプレート（ポップ版）
使い方のポイント
総会案内の文面は、「伝える情報」と「お願いのトーン」のバランスが大切です。
形式に合わせて文体を調整することで、読みやすく丁寧な印象に仕上がります。
フォーマル版を選ぶなら
議案が多い・役員交代を伴う・公的文書として配布する場合に最適です。
議題リストや委任状欄を追加すると、より実務的に使えます。
アピール版を選ぶなら
出席を促したいとき、住民の意見を集めたいときにおすすめ。
会の目的を「話し合い」や「意見共有」として伝えると効果的です。
ポップ版を選ぶなら
若い世代や新加入者が多い地域では、堅すぎない文面が好まれます。
挿絵入りテンプレートにすれば、掲示やLINE配信にも映えます。
まとめ
総会や臨時総会は、自治会の運営方針を決める大切な場です。
案内文の印象ひとつで、出席率や会の雰囲気も変わってきます。
フォーマル・アピール・ポップの３タイプを上手に使い分けて、あなたの地域に合った「伝わる回覧文」を作ってみてくださいね。
なお、当日の開会挨拶や閉会の言葉に迷ったときは、以下も参考にしてみてください。
読む人に伝わりやすく、心のこもった言葉で、より温かい総会の雰囲気を作っていきましょう。
以下の表では、各回覧版テンプレートの記事を目的別にまとめています。
用途に合わせてご覧ください。