引っ越してきて間もない世帯へ、自治会の存在を自然に伝えたい――。しかし、訪問してもご不在のお宅は多く、その場で加入を説明できないことも珍しくありません。
そこで本記事では、訪問時にご不在だったお宅へポスト投函できる 自治会加入案内文テンプレート（Word形式） を、フォーマル・アピール・ポップの３タイプでご用意しました。後日訪問を前提とした案内構成と文体を重視し、読み手に自然に伝わることを第一としています。
ぜひ、ご自宅・配布地域の特性に合ったタイプを選んでご活用ください。
自治会加入案内文テンプレート一覧
このテンプレートは、チャイムを鳴らしてもお会いできなかった世帯に配布するための構成を意図しています。
自治会の活動や役割を丁寧に伝えながら、後日直接説明する機会をつくるための案内文スタイルです。
フォーマル版（信頼重視タイプ）
正式な名義で発行する案内文です。
不在配布である旨をきちんと伝え、後日の訪問をご案内するスタイルです。
＜文例抜粋＞
自治会加入のご案内
令和〇年〇月〇日
○○自治会
会長 ○○○○このたび○○地区にお引っ越しされ、新しい生活が少しずつ落ち着かれた頃かと思います。
○○自治会では、地域の安全や防災、環境美化、行事などを通じて、安心して暮らせるまちづくりに取り組んでおります。
本来であれば直接ごあいさつに伺うところでしたが、ご不在のためご案内をお届けいたしました。
後日、改めてご説明に伺う予定です。お時間のある際にお話しできれば幸いです。ご不明な点やご質問がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせ先：
○○自治会 事務局
TEL：000-0000-0000
■フォーマル版をダウンロード
→ 自治会加入案内文（フォーマル）.docx
アピール版（やさしく自然な語り口）
暮らしが落ち着いた頃を想定し、無理なく関係をつなげる語り口を採用しています。
「後日お伺いします」という文言で、強制感を抑えています。
＜文例抜粋＞
「地域のご案内と自治会活動について」
令和〇年〇月〇日
○○自治会
会長 ○○○○新しい環境での生活が少し落ち着かれた頃かと思います。
○○自治会では、防災や見守り、清掃活動、行事などを通して、住みよい環境づくりを続けております。
本日はお留守でしたので、ご案内をポストにお届けいたしました。
近いうちに改めてお伺いする予定です。その際に自治会の活動について簡単にご説明させていただければと思います。ご不明な点などがございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせ先：
○○自治会 事務局
TEL：000-0000-0000
■アピール版をダウンロード
→ 自治会加入案内文（アピール）.docx
ポップ版（親しみ寄り・簡潔タイプ）
短めで親しみを込めた文体。
若年層やファミリー世帯を意識した形式で、貼り紙やポスティングにも適します。
＜文例抜粋＞
○○自治会からのお知らせ
令和〇年〇月〇日
○○自治会
会長 ○○○○「ようこそ○○地区へ！」
○○自治会では、地域の安全や清掃活動、季節の行事などを通して、みんなが安心して暮らせる環境づくりをしています。
本日はお留守でしたので、ご案内をポストにお届けしました。
近いうちに改めてお伺いする予定です。お時間のあるときに、少しお話しできればうれしく思います。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。お問い合わせ先：
○○自治会 事務局
TEL：000-0000-0000
■ポップ版をダウンロード
→ 自治会加入案内文（ポップ）.docx
使い方のポイント
- 日付・自治会名・会長名を上部に記載すると安心感が出ます
- タイトルは「自治会加入のご案内」など、読みやすく伝わりやすい文言を選びましょう
- 本文中の自治会名・連絡先・訪問予定日時などは、Wordで簡単に差し替え可能なように設計しています
- A4縦・片面仕様で、モノクロ印刷でも可読性を確保するレイアウト設計推奨
まとめ
自治会加入案内は、地域との最初の接点です。
訪問できなかった世帯にも丁寧に案内を届け、「顔を合わせて話す機会」につなげることが大切です。
このテンプレート３種類を活用して、地域に自然でやさしいアプローチをしてみてください。
以下の表では、各回覧版テンプレートの記事を目的別にまとめています。
用途に合わせてご覧ください。