「防災訓練の回覧文、どう書けばいいの？」
いざ案内文を作ろうと思っても、「どこまで詳しく書く？」「堅くなりすぎない？」など、意外と悩むものです。
とくに自治会の防災訓練は、集合場所・持ち物・避難経路・雨天時の扱いなど、抜け漏れのない案内が重要になります。
この記事では、すぐに使える 防災訓練の回覧文テンプレート３タイプ（Word形式） をご用意しました。
フォーマル／アピール／ポップの３種類から、地域の雰囲気や目的に合わせて選べます。
防災訓練の回覧文テンプレート一覧
同じ「防災訓練」でも、自治会によって目的や内容はさまざま。
行政連携の公式行事から、親子で楽しく学ぶ体験型イベントまで、合う文調を選びましょう。
フォーマル版（公式向け）
行政・消防との連携や掲示用の公的書面としても使いやすい、礼儀正しい定型文。
年配の方にも読みやすい、落ち着いた言い回しでまとめています。
＜文例抜粋＞
日頃より自治会活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、地域防災力の向上を目的として、下記のとおり防災訓練を実施いたします。
当日は、避難経路の確認、初期消火（消火器）および応急手当の体験を行います。
ご多用のところ誠に恐縮ですが、安全確保のためにもご参加くださいますようお願い申し上げます。
■フォーマル版をダウンロードする
→ 防災訓練回覧文テンプレート（フォーマル版）
アピール版（住民参加を促すタイプ）
「参加してみよう」と背中を押す、前向きなトーン。
家庭ごとの備えを見直すきっかけづくりに最適です。
＜文例抜粋＞
日頃より自治会活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
このたび、地域の防災力を高めることを目的に、下記のとおり防災訓練を実施いたします。
当日は、避難ルートの確認や消火器の使い方、止血・三角巾の巻き方などを体験できます。
家庭の備えを見直す良い機会にもなりますので、ぜひお気軽にご参加ください。 初めての方やお子さんの参加も大歓迎です！
ご家族・ご近所お誘い合わせのうえ、楽しく学びながら「もしも」に備えましょう。
■アピール版をダウンロードする
→ 防災訓練回覧文テンプレート（アピール版）
ポップ版（家族・子ども向け）
やわらかい言葉と見やすい構成で、子どもにも伝わる文面。
白黒印刷でも読みやすいよう、行間と改行を工夫しています。
＜文例抜粋＞
いつも自治会活動にご協力ありがとうございます。
もし地震が来たら、どう動く？ みんなで練習する「防災訓練」を行います。
避難ルートを一緒に歩いてみたり、消火器や三角巾の使い方を体験できます。
■ポップ版をダウンロードする
→ 防災訓練回覧文テンプレート（ポップ版）
使い方のポイント
防災訓練の回覧文は、自治会の雰囲気や参加者の世代によって最適な文面が変わります。
フォーマル・アピール・ポップの３種類をうまく使い分けることで、どんな地域にも合わせやすくなります。
フォーマル版を選ぶなら
行政・消防との連携など、公的な位置づけの訓練におすすめ。
礼儀正しく整った文面で、年配の方にも安心して読んでもらえる内容です。
📄 防災訓練回覧文テンプレート（フォーマル版）をダウンロード
アピール版を選ぶなら
「参加してほしい」「関心を持ってほしい」気持ちを伝えたいときにぴったり。
具体的な内容をわかりやすく伝えることで、参加のハードルを下げられます。
ポップ版を選ぶなら
子ども会や親子参加を想定した訓練におすすめ。
やさしく親しみやすい言葉でまとめているため、掲示やSNSでも読みやすい文面です。
編集と配布のコツ（Word操作＋配布方法）
テンプレはすべてWord（.docx）。
開いて「自治会名・日付・集合場所・持ち物・担当者・連絡先」を差し替えれば、そのまま配布できます。
- 必須項目の抜け防止：日時／集合場所（雨天時の扱い）／訓練内容／所要時間／持ち物（軍手・飲料・タオル・帽子・懐中電灯・笛）／服装（動きやすい靴）／連絡先
- 地図・避難経路の入れ方：図を挿入→「文字列の折り返し：前面」にすると自由配置しやすい
- QR併用：Googleマップの集合場所URLをQR化して紙面に掲載（スマホ誘導）
- PDF配布：レイアウト崩れ防止。LINEグループ・自治会掲示板・メール添付に便利
- 印刷運用：A4縦・余白や行間はデフォルトで可。白黒想定で太字・箇条書きを活用
- 雨天決行・中止表現：例）「小雨決行／荒天中止（当日8:00にLINEで連絡）」
当日の動線を意識して、集合→点呼→訓練→振り返りの流れがひと目で分かる配置にすると、読み手の行動がスムーズになります。
まとめ（読まれる回覧文にするコツ）
防災訓練の案内は、正確さ＋読みやすさが命。
フォーマル／アピール／ポップの３タイプを使い分ければ、どんな自治会でも「伝わる」回覧にできます。
最後まで読んでもらうコツは、必要情報を太字と箇条書きで整理すること。
配布はPDFと紙の二刀流にすると、見落としが減って参加率が上がります。わたしも現場ではこの方法が一番しっくりきました。
次は、同じ形式で清掃活動・敬老会・映画鑑賞会なども順次テンプレ化していきます。
母艦記事「自治会回覧文テンプレートまとめ」からも探せるようにしますので、保存しておいてくださいね。
また、当日の挨拶も不安なく進めたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
以下の表では、各回覧版テンプレートの記事を目的別にまとめています。
用途に合わせてご覧ください。