自治会の連絡をLINEでしたいけど、どう書けばいいかわからない。
紙の案内文をそのままコピペしたら「長すぎて読まない」と言われた。
こんな悩みを抱えていませんか？
私も自治会長として回覧板をLINE化したとき、最初は紙の文面をそのまま送っていました。
でも、紙だけだとスルーされることが多かった……。
そこで私がやったのは「メッセージ＋紙」のハイブリッド運用でした。
LINEでは概要だけを伝えて、詳細は添付した紙を見てもらう形です。
この記事では、自治会・町内会でよく使う10シーンのLINE案内文テンプレートを紹介します。
LINEで案内文を送るときの3つのコツ
紙の案内文をそのままLINEに貼ると、スマホの画面が文字でびっしりになります。
スクロールしないと読めない文章は、多くの人がスルーしてしまいます。
LINEで案内を送るときは、以下の3つを意識するといいですよ。
コツ①：大事なことは最初の3行に
LINEを開いたとき、最初に目に入るのは冒頭の3行程度です。
「何のお知らせなのか」がパッと見てわかるようにしておくと、詳細を読むかどうかは各自の判断に任せられます。
私の自治会では、LINEのメッセージでは概要だけ伝えて「詳細は添付の案内文をご覧ください」と紙を添付していました。
とにかく「何のお知らせか」だけは一目でわかるようにしていたんです。
コツ②：箇条書きで要点を整理
日時・場所・持ち物などは、文章で書くより箇条書きのほうが読みやすいです。
❌ 読みにくい例
清掃活動を◯月◯日の8時から◯◯公園で行います。軍手とタオルを持ってきてください。
⭕ 読みやすい例
日時：◯月◯日（◯）8時〜
場所：◯◯公園
持ち物：軍手、タオル
コツ③：絵文字で視認性UP（使いすぎ注意）
絵文字を使うと、文章の区切りがわかりやすくなります。
ただし、使いすぎるとふざけた印象になるので、1メッセージに3〜5個程度が目安です。
おすすめの絵文字は以下のとおりです。
- 📢 お知らせ全般
- 📌 リマインド
- ⚠️ 中止・延期
- 🙏 お願い
- 👍 参加確認
【運営・事務】総会・自治会費のLINE案内文
総会のお知らせ（告知）
年に1回の定期総会は、出欠確認が必要な重要なお知らせです。
LINEでは概要を伝え、議題の詳細は別途紙の資料を配布するといいですよ。
コピペ用テンプレート：
📢【総会のお知らせ】
日時：◯月◯日（◯）19時〜
場所：◯◯公民館
【議題】
・令和◯年度 活動報告
・令和◯年度 会計報告
・新年度の役員紹介
出欠確認は下の投票でお願いします🙏
委任状が必要な場合は「欠席の方は委任状を◯日までにご提出ください」と追記しておくと安心です。
参考：紙の案内文が必要な方は「総会案内の回覧板テンプレート」をご覧ください。
総会のリマインド（前日）
総会の前日には、リマインドを送っておくと出席率が上がります。
未回答の方への催促も兼ねて送るといいですよ。
コピペ用テンプレート：
📌【明日は総会です】
日時：◯月◯日（◯）19時〜
場所：◯◯公民館
まだ出欠未回答の方は、本日中にお願いします🙏
自治会費集金のお知らせ
自治会費の集金は、金額・期間・方法を明確に伝えることが大切です。
コピペ用テンプレート：
💰【自治会費集金のお知らせ】
今年度の自治会費を集金します。
金額：◯,◯◯◯円
期間：◯月◯日〜◯月◯日
方法：班長が各戸を訪問します
ご不在の場合は、封筒に入れてポストに入れていただくか、班長までご連絡ください。
ご協力よろしくお願いします🙏
参考：紙の案内文が必要な方は「自治会費集金の回覧板テンプレート」をご覧ください
【環境・衛生】清掃活動のLINE案内文
清掃活動のお知らせ（告知）
清掃活動は、日時・集合場所・持ち物・雨天時の対応を伝えておくとスムーズです。
コピペ用テンプレート：
🧹【清掃活動のお知らせ】
日時：◯月◯日（◯）8時〜
集合：◯◯公園入口
持ち物：軍手、タオル
※雨天中止（当日朝6時にこのグループでお知らせします）
参加できる方は👍スタンプをお願いします！
参考：紙の案内文が必要な方は「清掃活動の回覧板テンプレート」をご覧ください
清掃活動のリマインド（前日）
前日にリマインドを送っておくと、参加者が増える傾向があります。
天気予報も添えておくと親切です。
コピペ用テンプレート：
📌【明日は清掃活動です】
日時：◯月◯日（◯）8時〜
集合：◯◯公園入口
持ち物：軍手、タオル
天気予報は晴れ☀️
予定通り実施します。
よろしくお願いします！
清掃活動の中止連絡
雨天中止の連絡は、できるだけ早く送ることが大切です。
LINEなら朝6時でも通知できるので、紙の回覧板より便利ですね。
コピペ用テンプレート：
⚠️【本日の清掃は中止です】
雨天のため、本日の清掃活動は中止とします。
次回は◯月◯日（◯）を予定しています。
詳細は改めてお知らせします。
【安全・防災】防災訓練のLINE案内文
防災訓練のお知らせ（告知）
防災訓練は、内容を具体的に伝えることで参加率が上がります。
家族での参加を歓迎する一言を添えるのもおすすめです。
コピペ用テンプレート：
🔔【防災訓練のお知らせ】
日時：◯月◯日（◯）9時〜11時
集合：◯◯公園（一時避難場所）
【内容】
・避難経路の確認
・消火器の使い方
・応急手当の練習
ご家族での参加も大歓迎です👨👩👧👦
出欠はこちらから👇
[Googleフォームのリンク]
参考：紙の案内文が必要な方は「防災訓練の回覧板テンプレート」をご覧ください
防災訓練のリマインド
コピペ用テンプレート：
📌【今週日曜は防災訓練です】
日時：◯月◯日（◯）9時〜
集合：◯◯公園
動きやすい服装でお越しください。
お子さん連れも歓迎です！
【イベント】夏祭り・敬老会のLINE案内文
夏祭りのお知らせ
夏祭りは、内容を具体的に書くと「行ってみようかな」と思ってもらえます。雨天時の対応も忘れずに。
コピペ用テンプレート：
🏮【夏祭りのお知らせ】
日時：◯月◯日（◯）17時〜20時
場所：◯◯公園
【内容】
・盆踊り
・屋台（焼きそば、かき氷など）
・子ども向けゲーム
ぜひご家族でお越しください！
雨天の場合は翌日に延期します。
参考：紙の案内文が必要な方は「夏祭りの回覧板テンプレート」をご覧ください
敬老会のお知らせ
敬老会は対象者と出欠確認の締切を明記しておくことが大切です。
コピペ用テンプレート：
🎉【敬老会のお知らせ】
日時：◯月◯日（◯）11時〜
場所：◯◯公民館
対象：75歳以上の方
内容：昼食会、余興
出欠確認は◯月◯日までにお願いします。
下の投票で「参加」「不参加」をお知らせください🙏
参考：紙の案内文が必要な方は「敬老会の回覧板テンプレート」をご覧ください
【通知】行事中止・延期のLINE案内文
行事中止のお知らせ（汎用）
中止の連絡は、理由と次回の予定を添えると丁寧です。
コピペ用テンプレート：
⚠️【◯◯中止のお知らせ】
◯月◯日に予定していた◯◯は、◯◯のため中止とします。
楽しみにされていた方には申し訳ありません。
次回の日程が決まり次第、改めてお知らせします。
参考：紙の案内文が必要な方は「行事中止の回覧板テンプレート」をご覧ください
行事延期のお知らせ（汎用）
延期の場合は、変更後の日程を明記しておくと親切です。
コピペ用テンプレート：
📅【◯◯延期のお知らせ】
◯月◯日に予定していた◯◯は、◯◯のため延期します。
【変更後の日程】
日時：◯月◯日（◯）◯時〜
場所：◯◯（変更なし）
ご予定の調整をお願いいたします🙏
出欠確認の取り方（LINE投票・Googleフォーム）
LINEで出欠確認を取る方法は、大きく分けて4つあります。
状況に応じて使い分けるといいですよ。
方法①：リアクションで確認（もっともシンプル）
「参加の方は👍」と書いておき、リアクションで反応してもらう方法です。
人数の把握だけでOKなときに向いています。
ただし、誰が押したか確認しにくいのがデメリットです。
参考：自治会LINEの運用ルール｜トラブルを防ぐために最初に決めておくこと
方法②：LINE投票機能
「参加」「不参加」「未定」などの選択肢を作って投票してもらう方法です。
誰が何を選んだかが一覧で見えるので、出欠管理がしやすいです。
参加か不参加の2択で済むような場面で便利です。
方法③：LINEイベント機能
LINEの「イベント」機能を使うと、カレンダーに予定を登録しできる＋参加の可否の選択もできます。
リマインド通知も自動で送られるので、忘れ防止にもなります。
参加か不参加の2択で、かつリマインドも欲しいときに向いています。
参考：LINE イベント機能の使い方 | LINE(ライン)の使い方ガイド
方法④：Googleフォーム
名前・参加人数・アレルギーの有無など、詳細な情報を集めたいときはGoogleフォームが便利です。
回答が自動で集計されるので、取りまとめの手間が省けます。
参考：Googleフォームで自治会イベントの申込書を作る方法
私の自治会では、以下のように使い分けていました。
- 参加or不参加の2択 → LINE投票またはイベント機能
- 名前や人数など詳細が必要 → Googleフォーム
汎用テンプレート（リマインド・催促）
どんな行事にも使える汎用テンプレートを紹介します。
リマインド（汎用）
コピペ用テンプレート：
📌【リマインド】◯◯は明日です
日時：◯月◯日（◯）◯時〜
場所：◯◯
よろしくお願いします！
未回答者への催促
出欠の締切が近づいても回答がない方には、やんわり催促を送ります。
コピペ用テンプレート：
🙏【出欠確認のお願い】
◯◯の出欠がまだの方、◯月◯日までにご回答をお願いします。
準備の都合がありますので、ご協力いただけると助かります🙇
まとめ
自治会・町内会のLINE案内文を作るときは、以下のポイントを意識してみてください。
- 大事なことは最初の3行に：何のお知らせか一目でわかるように
- 箇条書きで要点整理：日時・場所・持ち物は箇条書きに
- 絵文字で視認性UP：使いすぎず、1メッセージ3〜5個程度
- 出欠確認はLINE投票かGoogleフォームで：2択なら投票、詳細が必要ならフォーム
私の自治会では、LINEで概要を送り、詳細は紙の案内文を添付するハイブリッド運用をしていました。
この方法なら、LINEを見ない人にも紙で届けられますし、LINEを使う人には素早く通知できます。
あなたの自治会に合った方法を見つけてみてください。
以下の表では、各回覧版テンプレートの記事を目的別にまとめています。
用途に合わせてご覧ください。