臨時総会が終わったあと、
「どんな報告をすればいいのか」「定期総会との違いをどう表現するのか」と迷う方も多いと思います。
ここでは、そのまま使える臨時総会の報告挨拶の文例を紹介します。
会員への周知や、議題が特別な場合のフォローにご活用ください。
誰が報告挨拶をするのか
臨時総会の報告挨拶を担当するのは、基本的に「自治会長」です。
議題の性質によっては、担当の役員や委員長が報告することもあります。
ただし、最終的なまとめとしては、会の代表者である自治会長が挨拶するのが望ましいです。
挨拶の型
臨時総会の報告挨拶は、次の流れを意識すると整理しやすくなります。
- 臨時総会終了の報告
- 議題の内容と承認・決定事項の共有
- 会員への協力への感謝
- 今後の進め方や協力依頼
挨拶文例（コピー用）
フォーマル型
「去る〇月〇日に開催いたしました臨時総会は、無事に終了いたしました。
今回の総会では、〇〇に関する議案について審議し、承認をいただきました。
ご出席いただきました皆さまに厚く御礼申し上げますとともに、今後の活動に引き続きご協力をお願い申し上げます。」
ショート型
「臨時総会が無事終了しました。
〇〇の件について承認されましたことをご報告いたします。
今後ともご協力をお願いいたします。」
くだけた型
「この前の臨時総会では、皆さんにご意見をいただきながら〇〇の件を決定しました。
今年度の活動がよりスムーズに進められるよう、引き続きご協力をお願いいたします！」
来賓出席あり型
「今回の臨時総会にはご来賓の方々にもご臨席いただき、貴重なご助言を賜りましたことをご報告申し上げます。
今後も地域の発展のために力を合わせてまいります。」
小規模自治会向け
「急な開催となりましたが、臨時総会にご参加いただきありがとうございました。
〇〇の件について決定できましたのも、皆さまのご協力あってのことです。
引き続きよろしくお願いいたします。」
書き方のポイント
- 臨時である理由を簡潔に示す：
「なぜ臨時総会を開いたのか」を一言添えると分かりやすい - 決定事項をはっきり伝える：
承認された内容を具体的に書く - お礼を必ず添える：
急な開催でも協力してくれた会員への感謝が大切 - 今後の動きを示す：
決定事項が今後どう活かされるかを簡単に触れる
ダメな報告パターン
- 理由を説明しない
「臨時総会を開きました」だけでは、なぜ集まったのか分かりません。 - 内容があいまい
「いろいろ決めました」では、読んだ人が理解できません。 - お礼を忘れる
急な開催こそ「ありがとうございました」を必ず添えることが大切です。
アレンジ例
- 回覧板用：
「臨時総会で〇〇の件が承認されました。ご協力ありがとうございました。」 - 広報誌用：
臨時開催の経緯や会員の意見を少し詳しく記載 - 口頭挨拶用：
短く要点だけ伝える（ショート型が便利）
まとめ
臨時総会の報告挨拶は、
「臨時である理由」＋「決定事項」＋「感謝」＋「今後の協力依頼」
の4点を押さえることが大切です。
定期総会に比べて急な開催となる分、会員の理解を得られるように、簡潔かつ丁寧にまとめましょう。
本記事の文例を参考にして、そのまま読み上げても、回覧文にしても活用できます。
