自治会の臨時総会は、急な議題や大切な案件を決めるために開かれる場です。
進行役にとって最初の開会挨拶は、会の雰囲気を整える大事な一言。
ここではそのまま使える短い挨拶文を文例付きで紹介します
誰が挨拶をするのか
自治会の臨時総会の開会挨拶を務めるのは、基本的に 自治会長 です。
定期総会と同じく、会の代表者として「開催の目的」と「参加への感謝」を伝える役割があります。
ただし、会長が欠席の場合には 副会長 が代理を務めることもあります。
また、総会の規模によっては「議長」を選出し、その議長が開会の挨拶を兼ねるケースもあります。
いずれにしても、冒頭で会の方向性を示す大切な役割なので、事前に原稿を用意しておくと安心です。
挨拶の型
臨時総会の開会挨拶は、定期総会ほど長い説明は不要です。
「なぜ急きょ総会を開いたのか」を簡潔に伝えることが大切です。
基本の流れは次の通りです。
- 参加者への感謝
- 臨時総会を開く理由や背景の簡単な説明
- 議題に入る前に、会の協力をお願いする言葉
たとえば、
「本日はお忙しい中、臨時総会にご出席いただきありがとうございます。〇〇についてご審議いただきたく、本日この場を設けました」
というように、開催理由を明確にすると納得感が出ます。
臨時総会では参加者も「なぜ今日集まったのか」を知りたいと思っています。
その疑問に応える形で始めると、会がスムーズに進行します。
挨拶文例（コピー用）
フォーマル型
「本日はご多用の中、臨時総会にご出席いただき誠にありがとうございます。
本日の臨時総会は、〇〇について審議・決定をお願いするために開催いたしました。
どうぞ最後までご協力のほどよろしくお願いいたします。」
ショート型
「お忙しいところお集まりいただきありがとうございます。
本日は〇〇の件について審議をお願いするため、臨時総会を開かせていただきました。
どうぞよろしくお願いいたします。」
小規模な会合向け
「本日は急なお呼びかけにもかかわらず、ご出席いただきありがとうございます。
〇〇の件を皆さまにご相談したく臨時総会を開催しました。
短時間で済むよう進めますので、どうぞよろしくお願いいたします。」
緊急案件向け
「お集まりいただきありがとうございます。
本日は〇〇に関して、早急に決定が必要となりましたため、臨時総会を開催しております。
ご審議のほど、よろしくお願いいたします。」
書き方のポイント
- 目的をはっきり伝える
臨時総会は「なぜ開くのか」を参加者が一番知りたい場です。
最初に開催理由を簡潔に述べることで、会の納得感が高まります。 - 挨拶は短めに
定期総会と違い、臨時総会は特定の議題に集中するために開かれます。
長い前置きは不要で、30秒以内に収めるとスムーズです。 - 参加への感謝を忘れない
急な呼びかけに応じて出席してもらっているので、
「お忙しいところありがとうございます」という一言が大切です。 - 協力をお願いする一言を添える
「ご審議のほどよろしくお願いいたします」と添えると、
参加者も前向きに議論に臨みやすくなります。
臨時総会は突然の開催で緊張感がありますが、
「感謝 → 理由 → 協力依頼」の型を守れば安心です。
ダメな挨拶パターン
1. 開催理由を言わない
「それでは臨時総会を始めます」だけで理由を伝えないと、
参加者が「なぜ呼ばれたのか」と不満を感じやすくなります。
2. 長すぎる前置き
「本日はお集まりいただき…えー、それから…」と話が長引くと、
臨時総会の緊急性が薄れ、場がだらけてしまいます。
3. カジュアルすぎる表現
「今日は急に集まってもらってゴメンね。サクッとやろう！」
→ 気軽すぎて公的な場にふさわしくありません。
4. 感謝を忘れる
臨時総会は急な呼びかけが多いため、出席者への感謝は特に重要です。
「お忙しい中ありがとうございます」を省略すると冷たい印象になります。
アレンジ例
案件が複数ある場合
「本日は臨時総会にご出席いただきありがとうございます。
本日は〇〇の件に加え、△△についても併せてご審議いただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。」
→ 案件が複数あるときは最初にまとめて伝えると混乱を防げます。
少人数での開催の場合
「本日は臨時にお集まりいただきありがとうございます。
短時間で終えられるよう進めますので、どうぞよろしくお願いいたします。」
→ 気心知れたメンバーだけの場合は、柔らかめの表現も可。
時間が限られている場合
「ご多用の中ありがとうございます。
本日は〇〇について早急に決定が必要なため、臨時総会を開催いたしました。
短時間で進行いたしますので、ご協力をお願いいたします。」
→ 限られた時間を意識した一言を添えると参加者も集中しやすいです。
初めて会長が進行する場合
メモに「感謝 → 理由 → 協力依頼」の順を簡単に書いておくと安心です。
読み上げるだけでスムーズに会を始められます。
まとめ
自治会の臨時総会の開会挨拶は、定期総会ほど長い言葉は必要ありません。
大切なのは、
- 参加への感謝を伝える
- 開催理由を明確に示す
- 協力をお願いする一言を添える
この3つを押さえることです。
臨時総会は急な開催になることが多いため、参加者の理解と協力が不可欠です。
本記事の文例をそのまま使えば、初めての進行役でも安心して会を始められます。
シンプルで丁寧な挨拶で、会のスタートをしっかり整えましょう。
