定期総会が終わったあと、
「どんな内容を伝えればいいのか」「どのくらい簡潔にまとめればいいのか」と悩む方は多いと思います。
ここでは、そのまま使える報告挨拶の文例を紹介します。
出席できなかった会員への共有や、総会終了後のまとめ挨拶として役立ててください。
誰が報告挨拶をするのか
定期総会の報告挨拶は、多くの場合「自治会長」が担当します。
総会の締めや、終了後に会員へ回覧する文章として発信されるのが一般的です。
ただし、自治会長が欠席する場合は、副会長や議長が代わって行うこともあります。
重要なのは「総会で決まったことを、会員全員にきちんと伝える」点です。
挨拶の型
定期総会の報告挨拶は、次の流れを意識すると分かりやすくなります。
- 総会終了の報告
- 議題・承認事項の要点を伝える
- 参加や協力への感謝
- 今後の活動への協力依頼
この型を押さえておけば、短くても失礼のない報告ができます。
挨拶文例（コピー用）
フォーマル型
「去る〇月〇日に開催いたしました定期総会は、無事に終了いたしました。
総会では、令和〇年度の事業報告・決算、新年度の予算案・事業計画について承認をいただきました。
ご出席いただきました皆さまに厚く御礼申し上げますとともに、今後とも変わらぬご理解とご協力をお願い申し上げます。」
ショート型
「定期総会が無事終了しました。
事業報告・決算・新年度計画が承認されましたことをご報告いたします。
今後ともご協力をお願いいたします。」
くだけた型
「この前の定期総会では、皆さんのご協力のおかげでスムーズに進めることができました。
今年度も力を合わせて地域を盛り上げていきましょう！」
来賓出席あり型
「今回の定期総会にはご来賓の方々にもご臨席いただき、温かいお言葉を賜りましたことを、ここにご報告申し上げます。
今後も地域の発展に向けて力を合わせて取り組んでまいります。」
小規模自治会向け
「少人数ながら和やかな雰囲気で総会を行うことができました。
今年度も力を合わせて地域を支えていきたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。」
書き方のポイント
- 具体的に報告する：「何を承認したか」「何を決定したか」を簡潔に示す
- お礼を入れる：出席者・協力者・来賓への感謝を忘れない
- 前向きな言葉で締める：今後の活動への呼びかけを入れると印象が良い
- 簡潔さ重視：回覧や掲示用は長文より要点だけにする
ダメな報告パターン
- 内容があいまい
「色々決まりました」→ 何が決まったか分からないと意味がありません。 - 感謝を伝えない
お礼がないと冷たい印象になりやすいです。 - 難しい言葉ばかり使う
専門用語や数字を並べすぎると伝わりにくくなります。
アレンジ例
- 回覧板用：
「総会で新年度計画が承認されました。引き続きご協力をお願いします。」 - 広報誌用：
議題や決定事項を少し詳しく記載 - 来賓への報告：
個別にお礼状を添えると丁寧
まとめ
定期総会の報告挨拶は「簡潔に・分かりやすく」が基本です。
- 具体的な承認事項を伝える
- 感謝の言葉を入れる
- 今後の協力をお願いする
この3点を押さえれば、回覧文でも口頭挨拶でも安心して使えます。
本記事の文例を参考に、状況に合わせてアレンジしてください。
