臨時総会の前に説明動画を作ったら全員賛成で可決できた話

自治会の規約改正って、なかなかハードルが高いですよね。

私も臨時総会を開くことになったとき、同じ不安を抱えていました。

そこで試したのが、事前に「説明動画」を作って届けるという方法です。

約10分の動画をYouTubeに限定公開でアップし、LINEオープンチャットで共有しました。
結果、臨時総会当日は質問も反対意見もなく、全員賛成で可決できたんです。

この記事では、なぜ動画を作ろうと思ったのか、どうやって作ったのか、届け方、そして住民の反応まで、私の実体験をお伝えします。

なぜ臨時総会の前に「説明動画」を作ろうと思ったのか

一番の理由は、「参加できない人にも内容をきちんと届けたい」と思ったからです。

私が動画を作ろうと決めたきっかけは3つあります。

1. 臨時総会に参加できない人がいる
2. 文章だけでは伝わりにくい内容だった
3. 事前に理解してもらえれば当日がスムーズになる

それぞれ詳しく説明します。

１．参加できない人にも届けたかった

総会は平日の夜や休日に開催することが多いですが、どうしても参加できない人がいます。

仕事の都合、体調、家庭の事情。 理由はさまざまですが、「参加できない＝情報が届かない」という状態は避けたいと思っていました。

委任状を出してもらうにしても、内容を理解した上で判断してほしい。
その思いが出発点でした。

２．文章だけでは伝わりにくかった

今回の規約改正は、報酬の見直しと新しい役職の新設という内容でした。

文章で説明しようとすると、どうしても長くなります。
回覧で文書を配っても、最後まで読んでもらえるかわかりません。

「これは文章より、話して説明したほうが伝わるな」と感じました。

３．事前説明で当日をスムーズにしたかった

臨時総会の当日に初めて内容を聞いて、その場で賛否を判断するのは大変です。

事前に内容を知っておいてもらえれば、当日は確認程度で済みます。
質問や反対意見も、あらかじめ考えておいてもらえます。

「事前説明」と「当日の決議」を分けることで、お互いに楽になると考えました。

私が臨時総会で提案した規約改正の内容

参考までに、私が臨時総会にかけた規約改正の内容をお伝えします。

今回の議案は2つありました。

１．一部役員の報酬を見直す

過去の経緯で、一部の役職だけ報酬が異常に高くなっていました。

他の役員とのバランスが取れていない状態だったので、適正な水準に見直す必要がありました。 デリケートな話題なので、丁寧に説明しなければと思っていました。

２．デジタル化担当を新設する

回覧板のLINE化や、引き継ぎ資料のデジタル化など、自治会の運営にデジタルツールを取り入れる動きを進めていました。

今後もこの流れを続けていくために、「デジタル化担当」という役職を新設し、役割を明確にしておきたいと考えました。

説明動画の作り方｜私が実際にやった手順

動画といっても、テレビ番組のような凝ったものを作る必要はありません。

私がやった手順は以下の4ステップです。

1. 伝えたい内容を整理する
2. スライド資料を作成する
3. スライドに合わせてナレーションを録る
4. 動画編集ソフトで仕上げる

伝えたい内容を整理する

最初に、何を伝えたいのかを箇条書きで整理しました。

• なぜ規約改正が必要なのか（背景・理由）
• 具体的に何を変えるのか（変更点）
• 変えることでどうなるのか（メリット・影響）
• 臨時総会で何を決議するのか（議案の内容）

この流れで話せば、聞いている人も理解しやすくなります。

スライド資料を作成する

次に、話す内容に合わせてスライドを作成しました。

使ったのはPowerPointですが、GoogleスライドやCanvaでも同じように作れます。

スライドを作り込んでおくと視覚的にわかりやすくなりますし、自分が話すときのガイドにもなります。

スライドに合わせてナレーションを録る

スライドができたら、画面を見せながら説明する形で音声を録りました。

私はパソコンの画面録画機能を使いましたが、スマホで画面を撮影しながら話す方法でも大丈夫です。

動画編集ソフトで仕上げる

録った動画を編集ソフトで整えます。

私はAdobe Premiere Pro（有料）を使いましたが、無料ツールでも十分です。

環境	おすすめツール	特徴
Windows	Clipchamp	Windows 11に標準搭載、初心者向け
Windows	Shotcut	無料で高機能、やや上級者向け
Mac	iMovie	標準搭載、直感的に操作できる
スマホ	CapCut / InShot	手軽に編集、SNS共有にも便利

編集といっても、余分な部分をカットする程度でOKです。
テロップやBGMを入れる必要はありません。

最終的に、約10分の動画に仕上がりました。

動画の届け方｜YouTube限定公開＋オープンチャットで共有

動画ができたら、住民に届ける方法を考えます。

私がやった方法は以下の2ステップです。

1. YouTubeに限定公開でアップロード
2. LINEオープンチャットでリンクを共有

１．YouTubeに限定公開でアップロード

私はYouTubeに動画をアップロードしました。

このとき、公開設定を「限定公開」にするのがポイントです。
限定公開にすると、リンクを知っている人だけが視聴できます（検索しても出てきません）。

自治会の内部資料として共有するには、この設定が安心です。

参考：YouTube 動画のプライバシー設定を変更する - YouTube ヘルプ

２．LINEオープンチャットでリンクを共有

動画のリンクが取得できたら、それをLINEオープンチャットで住民に配信しました。

私の自治会では、すでに回覧板をLINEに移行していたので、この流れがスムーズでした。

「臨時総会の説明動画をアップしました。事前にご確認ください」と一言添えて、リンクを共有。
これで、スマホからでもパソコンからでも、好きなときに視聴してもらえます。

住民の反応と臨時総会当日の様子

動画を配信した後、住民からいくつかの反応がありました。

「わかりやすかった」「理解できた」の声

いただいた感想をいくつか紹介します。

• 「動画を見ました。わかりやすかったです」
• 「文章だと読み飛ばしちゃうけど、動画だとちゃんと頭に入りました」
• 「規約改正の必要性が理解できました」

特に、報酬の見直しというデリケートな話題について、「背景がわかったので納得できた」という反応があったのは嬉しかったです。

当日の質問・反対意見はゼロ

臨時総会の当日、議案を説明した後に「ご質問やご意見はありますか？」と聞きましたが、挙手はありませんでした。

事前に動画で説明していたので、みなさん内容を理解した上で参加してくれていたんだと思います。

結果：全員賛成で可決

採決の結果、全員賛成で規約改正が可決されました。

正直、ここまでスムーズにいくとは思っていませんでした。
事前説明の効果を実感した瞬間です。

振り返り｜成功のポイントと反省点

臨時総会が終わった後、振り返って感じたことをまとめます。

成功のポイント：スライドを作り込んだこと

一番良かったのは、スライド資料をしっかり作り込んだことです。

話すだけだと、聞いている側は内容を追いにくい。
でも、視覚的な資料があると、理解度がぐっと上がります。

スライド作成には時間がかかりましたが、その分「わかりやすかった」という声につながったと思います。

反省点：もっと短くできたかもしれない

今回の動画は約10分でしたが、もう少し短くできたかもしれません。

伝えたいことが多くてつい長くなりましたが、5〜7分くらいにまとめられると、より多くの人に最後まで見てもらえたかなと思います。

次に作る機会があれば、「本当に必要な情報だけに絞る」ことを意識したいです。

まとめ

今回は、臨時総会の前に説明動画を作成し、全員賛成で規約改正を可決できた体験をお伝えしました。

ポイントは以下の3つです。

1. 事前に動画で説明することで、参加できない人にも内容を届けられる
2. スライドを作り込むと、視覚的にわかりやすくなり理解度が上がる
3. YouTube限定公開＋LINE共有で、手軽に届けられる

動画制作と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、凝ったものを作る必要はありません。
スライドを画面に映しながら話すだけでも、文章だけより格段に伝わります。

「届けられなかった人に、どう届けるか」

この視点を持つだけで、総会の運営はずいぶん変わります。
あなたの自治会でも、ぜひ試してみてください。