自治会総会の委任状の書き方｜テンプレート付きでそのまま使える

「総会の委任状、どう作ればいいの？」「できればテンプレートをそのまま使いたい」

自治会の総会準備は、案内状の作成から会場手配までやることが山積みですよね。特に初めて役員になった方にとって、欠席者から集める「委任状」の作成は頭を悩ませるタスクの一つでしょう。

この記事では、そのままコピペして使える委任状のテンプレートと、スムーズな回収方法、そして悩みがちな「議長一任」の扱いについて、元自治会長の経験を交えて解説します。

これを読めば、面倒な書類作成をサクッと終わらせて、安心して総会当日を迎えられますよ。

委任状とは？｜なぜ必要なのか

委任状は、欠席者の意思を総会に反映させ、総会を成立（定足数の確保）させるための重要書類です。
これがないと、重要な決議が無効になるリスクがあります。

総会を「成立」させるための命綱

委任状の最大の役割は、「総会の定足数（ていそくすう）」を満たすことにあります。

多くの自治会規約では、「会員の○分の1以上の出席がなければ総会は成立しない」というルール（定足数）があります。しかし、現実には仕事や家庭の事情で欠席する人が多いのが実情です。

そこで、「委任状（＝私は出席したとみなしてくださいという意思表示）」を集めることで、欠席者を出席者数としてカウントし、総会を合法的に成立させるのです。

「言った言わない」のトラブル防止

口頭で「任せるよ」と言われただけでは、後でトラブルになった際に証拠が残りません。「勝手に決められた！」というクレームを防ぐためにも、書面での提出が不可欠です。

委任状テンプレート【コピペOK】

以下のテンプレートをコピーし、【】の部分を書き換えるだけで完成します。
WordやExcelに貼り付けて、案内状の下部や別紙として印刷してください。

以下に、一般的で使いやすい委任状のテンプレートを用意しました。

難しい言葉は使わず、必要最低限の項目を網羅しています。

そのまま使えるテンプレート

---------------- 　キ　リ　ト　リ　 ----------------

委　任　状

私は、令和【○】年度【自治会名】自治会定期総会に出席できないため、
本総会における議決権の行使を下記の者に委任します。

【委任先】（いずれかにチェックを入れてください）
□ 議長
□ 代理人（氏名：　　　　　　　　　　　　　）

令和【○】年【○】月【○】日

【住　所】
【氏　名】　　　　　　　　　　　　　　印

--------------------------------------------------
※代理人の指定がない場合、または「議長」にチェックがある場合は、
　議長に一任されたものとして取り扱います。

修正のポイント

【自治会名】：ご自身の自治会名（町内会名）に変更してください。
日付：元号（令和）が変わっていないか確認しましょう。
キリトリ線：総会案内状の下半分に配置する場合に便利です。

委任状の配布・回収方法

配布： 総会案内状と「セット」にして配布するのが鉄則。
回収： 班長（組長）経由で集めると回収率が高まります。
期限： 総会の1週間前〜3日前を目安に設定しましょう。

委任状は「配って終わり」ではありません。確実に回収するための実務的なテクニックを紹介します。

方法	手順	おすすめ度	メリット	デメリット
班長経由	班長が班員の分をまとめて役員へ	◎	回収率が高い声かけができる	班長の負担が増える
ポスト投函	公民館や役員宅のポストへ直接	△	役員の手間が少ない	出し忘れが多い誰が出したか管理が大変
回覧板	回覧板袋に入れて回す	○	手渡し不要で楽	紛失リスクがある時間がかかる

案内状と「一枚」にするのがベスト

私が役員をしていた際は、A4用紙の上半分を「総会開催のお知らせ」、下半分を「委任状（キリトリ線付き）」にしていました。

別紙にすると「無くした」「どれかわからない」という事態が多発します。「一枚の紙に情報を集約する」ことが、回収率アップの秘訣です。

委任状が出されなかった場合は？

提出がない場合や白紙委任は、慣例的に「議長一任」とすることが多いです。
トラブル回避のため、案内文に「未提出時の取り扱い」を明記しましょう。

リアルな悩み：若い世代や無関心層の対応

正直なところ、若い世代や単身世帯の多くは自治会活動への関心が薄く、委任状すら出してくれないケースが多々あります。「何度催促しても出ない」ということも珍しくありません。

この場合、委任状なしで欠席扱いにしてしまうと、定足数が足りず総会が流れてしまう（不成立になる）恐れがあります。

魔法の一文でリスク回避

こうした事態を防ぐために、委任状の欄外や案内文に以下の「魔法の一文」を入れておきましょう。

「※期日までに委任状の提出がなく、当日欠席された場合は、議決権を議長に一任されたものとみなします。」

この一文があるだけで、未提出者を「議長への委任」としてカウントできる根拠になります（※自治会規約に反しない範囲で運用してください）。

私が会長をしていた時も、この運用でクレームが来たことは一度もありません。「むしろ勝手に進めてくれて助かる」というのが、多くの会員の本音のようです。

委任状を作るときの注意点

必須項目： 日付、住所、氏名（署名）、委任の意思表示。
押印： 最近は「認印不要（署名のみ）」の自治会も増えています。
デジタル化： 法改正によりデジタル委任状も有効ですが、規約の確認が必要です。

1. 押印（ハンコ）は必要？

以前は必須でしたが、行政手続きの脱ハンコ化に伴い、自治会でも「本人の自筆署名があれば押印不要」とするケースが増えています。

ただし、規約で「記名押印」が義務付けられている場合は規約に従ってください。これからルールを作るなら「署名のみでOK」にすると回収ハードルが下がります。

2. 委任先の選択肢を用意する

委任先は「議長」だけでなく、「特定の代理人」も選べるようにするのが親切です。

議長：特に意見がない、決まったことに従う人向け。
代理人：自分の代わりに意見を言ってくれる友人に託したい人向け。

3. デジタル委任状の活用（2026年のトレンド）

2021年の地方自治法改正により、メールやWebサイト（Googleフォーム等）、LINEを使った電磁的方法による表決が正式に認められやすくなりました。

メリット：
集計が自動化され、役員の負担が激減します。若い世代の提出率も上がります。
注意点：
導入には自治会規約で「電磁的方法」を認める規定が必要な場合があります。また、スマホを使えない方のために「紙とデジタルの併用」から始めるのが成功の秘訣です。

総会準備で役立つおすすめ記事

委任状の準備ができたら、次は当日の進行や挨拶の準備ですね。

抜け漏れがないか、以下の記事でチェックしておくと安心です。

準備の全体像を把握したい方へ

当日の挨拶で緊張したくない方へ

まとめ｜テンプレートをコピペして使おう

総会の委任状作成は、一から考える必要はありません。型を使い、効率よく進めましょう。

目的：欠席者の意思を反映し、総会を成立させるためのもの。
作成：テンプレートをコピペし、日付と自治会名を変えるだけでOK。
回収：案内状の下部に付け、班長経由または回覧板で集めるのがスムーズ。
対策：「未提出時は議長一任」の一文を入れ、総会不成立を防ぐ。

自治会役員の仕事は「減らせる手間は徹底的に減らす」のが継続のコツです。

このテンプレートを活用して、少しでも楽に総会準備を進めてくださいね。