紙の回覧板を、もっと手軽にLINEで送りたい。
そう思って紙の文章をそのままコピペしたら、「長すぎて読む気がしない」と言われてしまった……。
こんな経験はありませんか？
私もかつて自治会長として回覧板のデジタル化を進めた際、まったく同じ失敗をしました。
一生懸命作った案内文なのに、スマホで見ると文字がびっしりで、一番伝えたかった「集まる日時」が画面の外に埋もれてしまっていたのです。
実は、紙とLINEでは「読まれ方」が決定的に違います。
この記事では、自治会長経験者の視点から、紙の案内文をLINE用に変換する5つのコツを、具体的なBefore/After付きで解説します。
これを読めば、お手元の紙資料をスマホでも「パッと伝わる」連絡に変えることができますよ。
そのままコピペがNGな理由
- 紙は「じっくり読むもの」、LINEは「流し読みするもの」という違いがある
- スマホ画面で長文が表示されると、圧迫感があり大事な情報が見落とされる
- 通知で気づき、数秒で内容を把握できる構成にする必要がある
「内容は同じなんだから、そのまま送ってもいいじゃないか」と思いますよね。
しかし、媒体によってユーザーの行動はこれだけ違います。
| 特徴 | 紙の回覧板 | LINE（スマホ） |
|---|---|---|
| 読む姿勢 | 座ってじっくり読む | 移動中や隙間時間に流し読み |
| 視認範囲 | 全体が見渡せる | 画面（数行）しか見えない |
| 情報の捉え方 | 上から順に読む | 結論だけ知りたい |
スマホの狭い画面に「拝啓 時下ますます……」から始まる長文が届くと、受け取った側はスクロールする前に「うわっ、長い」と拒否反応を示します。
実際、私が初めて総会の案内を全文コピペで送ったとき、「いつどこに行けばいいのか一目でわからない」という苦情をもらいました。
LINEでは、スクロールせずに要件が伝わることが正義なんです。
紙→LINE変換の5つのコツ
ここからは、実際に私が実践して効果があった「変換テクニック」を5つ紹介します。
難しいスキルは不要。「削って、整える」だけです。
コツ①
挨拶文は削る
紙の文書には必須の「頭語（拝啓など）」や「時候の挨拶」ですが、LINEというカジュアルなツールでは不要です。
むしろ、挨拶文が長すぎると、肝心の用件がトーク一覧のプレビュー画面（通知）に表示されず、開封すらされないリスクがあります。
Before/After例：
❌ Before（紙）
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は自治会活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり定期総会を開催いたします。
⭕After（LINE）
📢 【総会のお知らせ】
日時：4月1日（土）19時〜
場所：〇〇公民館
これくらい思い切って削っても、怒る人はまずいません。
むしろ「分かりやすい」と感謝されます。
コツ②
大事なことを最初に持ってくる
紙の案内文は「前置き → 理由 → 本題（日時など）」の順で書かれていますが、LINEではこれを逆転させます。
「結論（何があるのか） → 詳細（日時・場所）」の順序に並べ替えましょう。
私が配信するときは、1行目に必ず【隅付き括弧】でタイトルを入れるようにしています。
こうすると、スマホの通知画面で「何のお知らせか」が瞬時に判別できるからです。
コツ③
「記」以降だけ抜き出す
紙の案内状には必ず「記」という文字があり、その下に箇条書きで詳細が書かれていますよね。
LINEに変換するときは、極端な話、この「記」以下の部分だけをコピペすれば8割完成です。
Before/After例：
❌ Before（紙の全文）
〇〇自治会 会員各位
（中略：挨拶文や開催の経緯など）
つきましては、下記のとおり清掃活動を実施いたします。
記
日時：5月15日（日）8時〜
場所：中央公園
持ち物：軍手、タオル
以上
⭕After（LINE）
🧹 【清掃活動のお知らせ】
日時：5月15日（日）8時〜
集合：中央公園
持ち物：軍手、タオル
※雨天中止
これだけで十分伝わります。
「背景」や「経緯」をどうしても伝えたい場合は、末尾に「※詳細は添付のPDFをご覧ください」と補足するか、リンクを貼るのが2026年流のスマートな方法です。
コツ④
箇条書きに変換する
文章で書かれた情報は、読むのにエネルギーを使います。
LINEでは「文章」ではなく「図」のように見せる意識が大切です。
Before/After例：
❌ Before（文章）
清掃活動を5月15日の8時から中央公園で行います。
軍手とタオルを持ってきてください。雨天の場合は中止です。
⭕After（箇条書き）
- 日時：5月15日（日）8時〜
- 場所：中央公園
- 持ち物：軍手、タオル
⚠️ 雨天中止です
これなら、パッと見た瞬間に脳に入ってきますよね。
特に高齢の役員さんからは「文字が詰まっていないから読みやすい」と好評でした。
コツ⑤
絵文字で区切りをつける
ビジネスメールでは絵文字はNGですが、LINE回覧板では「視認性を上げるアイコン」として機能します。
重要な項目の頭に絵文字を置くだけで、目が自然とそこへ誘導されます。
おすすめ絵文字リスト
| 絵文字 | 用途 |
|---|---|
| 📢 | お知らせのタイトル |
| 📅 | 日時 |
| 📍 | 場所 |
| ⚠️ | 注意事項、中止連絡 |
| 📎 | ファイル添付あり |
ただし、文末すべてに絵文字をつけるような「おじさん構文」は避けましょう。
あくまで情報の区切りとして使うのがプロのコツです。
紙とLINE、両方出すときの使い分け
- LINEを使っていない住民もいるため、現実的には「紙とデジタルの併用」が最適解。
- LINE＝速報・概要（リマインド）、紙＝詳細・保存用と役割を分ける。
「LINEにするなら、紙はなくすべき？」という相談をよく受けますが、私は「無理になくさなくていい」と答えています。
まだスマホを持っていない方や、紙で掲示しておきたい家庭もあるからです。
私の自治会では、以下のように使い分けていました。
- 紙の回覧板：従来通り回す（詳細な背景や予算案などが載っている）。
- LINE：「回覧板が回りますよ」という通知や、「明日は掃除ですよ」という直前のリマインドとして使う。
LINEでは「概要（日時・場所）」だけを送り、「詳細は回覧板をご確認ください」と結ぶ。
これなら、紙の文化を尊重しつつ、LINEの即時性というメリットも享受できます。
まさに「いいとこ取り」のハイブリッド運用です。
まとめ
紙の案内文をLINE用に変換することは、単なる「コピペ」ではなく、「翻訳」に近い作業です。
紙の文化（丁寧さ・保存性）から、スマホの文化（即時性・一覧性）へ。
この違いを意識するだけで、あなたの送る案内は劇的に読まれるようになります。
もし「変換するのが面倒くさい」「最初からLINE用の型が欲しい」という方は、以下のテンプレート集も活用してみてください。
コピペして穴埋めするだけで使えます。
まずは次回の案内文から、「挨拶カット」「箇条書き」の2つだけでも試してみてください。
「あ、今回のLINE、見やすかったね！」という反応がきっと返ってくるはずです。