Googleフォームで自治会イベントの申込書を作る方法｜紙の回覧から卒業しよう

イベントのたびに、

紙の申込書を配って、回収して、集計して…。

この繰り返しに疲れていませんか？

私も自治会長時代、同じ悩みを抱えていました。

運動会、フリマ、芸能大会と、イベントのたびに申込書を回覧板につけて配布し、締め切りまでひたすら待つ日々。

集計作業は手作業で、「あれ、この人もう申し込んだっけ？」と何度も確認する羽目になっていました。

そこで導入したのが「Googleフォーム」です。

スマホから申し込めて、回答はリアルタイムで確認できる。

集計はスプレッドシートに自動で反映される。

この記事では、私が実際にGoogleフォームを活用したイベントの例と、作り方のコツをお伝えします。

紙の申込書の問題点

紙の申込書には、いくつかの問題点があります。

私自身が感じていた不便さを振り返ってみます。

回覧で配布 → ポスト投函 → 手作業で集計

従来の流れはこうでした。

1. 回覧板に申込書をつけて配布する
2. 住民が必要事項を記入する
3. 担当者宅のポストに投函してもらう
4. 届いた申込書を1枚ずつ確認し、手作業で集計する

この流れ、時間がかかるんですよね。

回覧板が一周するまでに数日かかりますし、ポスト投函がバラバラなので締め切り直前までドタバタします。

しかも手作業での集計はミスも起きやすい。

「あれ、この人の申込書はどこに置いたっけ」と探し回ることもありました。

「誰が申し込んだか」がすぐにわからない

締め切りの1週間前。

「今、何人申し込んでくれたかな」と確認したくても、紙が届くまでわかりません。

参加者が少なそうなら早めに声かけしたいのに、状況が見えないまま時間だけが過ぎていく。

このもどかしさ、あなたも経験したことがあるのではないでしょうか。。。

Googleフォームでできること

Googleフォームを使うと、申込受付の流れが大きく変わります。

主なメリットを3つ紹介します。

１．スマホで申込が完結する

住民はスマホから申込フォームにアクセスして、タップするだけ。

紙に書く手間も、ポストに投函する手間もありません。「いつでも申し込める」というのも大きなメリットです。

夜中でも早朝でも、思い立ったときに申し込めます。

２．回答がリアルタイムで確認できる

誰が申し込んだか、いつでもスマホやパソコンで確認できます。

「今、何人申し込んでくれたかな」と思ったら、すぐにチェック。回答率が低ければ早めに声かけもできます。

この「見える化」は、運営側にとって本当に助かります。

３．スプレッドシートで自動集計

回答はGoogleスプレッドシートに自動で記録されます。

手作業で転記する必要がありません。リスト化も、並べ替えも、絞り込みも、すべてスプレッドシート上でできます。

実際に使った場面

私は自治会のさまざまなイベントでGoogleフォームを活用しました。

具体的な例を紹介します。

運動会の参加申込

運動会では、こんな項目で申込を受け付けました。

• 参加者名
• 年齢（または学年）
• 参加する種目（複数選択式）
• 連絡先（電話番号）
• 備考（アレルギーや配慮事項など）

種目は複数選択式にしておくと、誰がどの種目に出るか一覧で確認できます。

グラウンドゴルフの参加申込

グラウンドゴルフは比較的シンプルでした。

• 参加者名
• 連絡先
• 道具レンタルの有無

項目が少ないので、高齢の方でも迷わず入力できたようです。

フリマ・屋台の出店申込

フリマや屋台の出店受付では、販売内容も確認する必要がありました。

• お店名
• 代表者名
• 連絡先
• 販売内容（何を売るか）
• 必要スペース（テント1張り分、など）

出店内容を事前に把握できるので、当日の配置計画も立てやすくなります。

芸能大会の出演申込

芸能大会では、当日の進行に必要な情報も集めました。

• 出演者名（グループの場合は代表者名と人数）
• 演目内容
• 必要機材（マイク、音響設備など）

こういった情報を事前に集められると、プログラム作成がとてもスムーズになります。

Googleフォームの作り方（基本手順）

Googleフォームの作り方を、順を追って説明します。

Googleアカウントがあれば「無料」で使えます。

参考：Google フォームの使い方

Googleアカウントでフォームを作成

まず、Googleドライブにアクセスします。

1. 左上の「＋新規」ボタンをクリック
   
   
   　
2. 「Googleフォーム」を選択
   
   
   　
3. 新しいフォームが開く
   
   

これでフォームの編集画面が表示されます。

Googleアカウントを持っていない場合は、以下から「無料」で作成できます。
→ Googleアカウント

タイトルと説明を入力

フォームの一番上にある「無題のフォーム」をクリックして、イベント名を入力します。

説明欄には、イベントの基本情報を書いておくと親切です。

• イベント名
• 開催日時
• 場所
• 申込締切日

「この申込フォームは〇〇のためのものです」と一文添えておくと、間違いが減ります。

質問項目を追加

右側の「＋」ボタンをクリックすると、質問を追加できます。

よく使う質問形式は以下の3つです。

1. 記述式：
   氏名、連絡先など、自由に入力してもらう場合
2. ラジオボタン：
   1つだけ選んでもらう場合（参加する/参加しない など）
3. チェックボックス：
   複数選択を許可する場合（参加種目の選択など）

質問の右下にある「必須」をオンにすると、回答しないと送信できなくなります。

氏名や連絡先は「必須」にしておくと安心です。

回答をスプレッドシートに連携

回答を一覧で管理するために、スプレッドシートと連携させます。

1. フォーム編集画面で「回答」タブをクリック
   
   
   　
2. 右上のスプレッドシートアイコン（緑色）をクリック
   
   
   　
3. 「新しいスプレッドシートを作成」を選択
   
   

これで、回答があるたびにスプレッドシートに自動で追加されていきます。

フォームを作るときのコツ

使いやすいフォームにするためのコツを3つ紹介します。

１．項目はできるだけシンプルに

入力項目が多いと、途中で面倒になって離脱される可能性があります。

「これは本当に必要か？」と考えながら、項目を絞り込むのがおすすめです。

特に高齢者が使う可能性がある場合は、項目を最小限にしておくと親切です。

２．説明文をわかりやすく書く

質問のそばに表示される説明文は、できるだけ具体的に書きます。

❌ 「連絡先を入力」
⭕ 「電話番号を入力（例：090-1234-5678）」

例を示しておくと、どう書けばいいか迷いません。

３．AIを使えば項目作成も効率的

「どんな項目を作ればいいかわからない」という場合は、ChatGPTやClaudeなどのAIに相談するという方法もあります。

たとえば「運動会の参加申込フォームの項目を考えて」と入力すると、たたき台を作ってくれます。

それを自治会の実情に合わせて調整すれば、ゼロから考えるより効率的です。

自治会主催の『ふれあい運動会』の参加申込フォームをGoogleフォームで作成するため、以下の要素を含むフォーム構成を作ってください。
・フォームタイトル
・イベント説明文（開催目的や参加案内を含む）
・質問項目（Googleフォームの回答形式を明記）
質問項目には、氏名、ふりがな、年齢/学年、住所（班など）、電話番号、メールアドレス、参加人数、参加希望種目（複数選択可）、応援のみ参加、緊急連絡先（氏名・続柄・電話番号）、健康上の配慮、自由記述欄、個人情報同意を含めてください。
Googleフォームでそのまま設定できるように、わかりやすく整理して提示してください。

住民の反応と注意点

実際に導入してみて、住民からどんな反応があったかをお伝えします。

「スマホで完結するので楽♪」と好評

導入後、多くの住民から「便利になった」という声をいただきました。

• 紙を書く手間がない
• いつでも申し込める
• 投函しに行かなくていい

特に仕事で忙しい世代からは「ありがたい」という反応が多かったです。

高齢者への配慮

正直なところ、高齢者から直接フォームで申し込みが来ることは少なかったです。

ただ、家族が代わりに入力してくれたり、「教えてほしい」と声をかけてくれたりするケースはありました。

高齢者が多い自治会では、紙の申込も併用で残しておくと安心です。

「フォームでも紙でもどちらでもOK」としておけば、誰も取り残されません。

導入をおすすめする自治会

Googleフォームの導入をおすすめするのは、以下のような自治会です。

回覧板をLINEなどでデジタル化している自治会

すでにLINEグループで連絡を取り合っている自治会なら、導入はとてもスムーズです。

LINEのトーク画面にフォームのURLを貼るだけ。住民はリンクをタップするだけで申込画面に飛べます。

デジタル化に慣れている住民が多いので、抵抗感も少ないはずです。

イベントが多い自治会

年に何度も参加申込を受け付けるなら、導入効果が大きいです。

運動会、夏祭り、敬老会、餅つき、フリマ…。

イベントのたびに紙を配布・回収・集計するのと、フォームでサクッと済ませるのでは、負担が全然違います。

一度フォームを作っておけば、次回はコピーして日付を変えるだけ。

使い回しがきくのも大きなメリットです。

まとめ｜申込受付のデジタル化は思ったより手軽

今回は、Googleフォームで自治会イベントの申込書を作る方法についてお伝えしました。

ポイントは以下の3つです。

1. スマホで申込が完結する：住民の手間が大幅に減る
2. リアルタイムで確認できる：回答状況がいつでも見える
3. スプレッドシートで自動集計：手作業の集計から解放される

最初は「項目を考えるのが大変そう」と感じるかもしれません。

でも、今ならAIに相談してたたき台を作ってもらうこともできます。

回覧板をLINEなどでデジタル化しているなら、フォームのURLを送るだけなので導入のハードルは低いです。

あなたの自治会運営が少しでも楽になれば嬉しいです。

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