自治会総会の準備はいつから？元会長が教える2ヶ月前からのやることリスト

初めて自治会の総会を仕切ることになったとき、こんな不安に押しつぶされそうになりませんか？

私も自治会長として2回総会を経験しましたが、1年目は右も左もわからず、直前になって徹夜で資料をホッチキス留めする羽目になりました。

結論から言うと、準備は「2ヶ月前」から始めれば余裕を持って間に合います。

そして、ゼロから全てを作る必要はありません。

この記事では、AI時代（2026年）の効率的なツール活用も含めつつ、元会長の私が実践した「2ヶ月前からのやることリスト」と「失敗しないための工夫」を包み隠さずお伝えします。

この記事の通りに進めれば、初めての総会でも堂々と乗り切ることができますよ。

総会準備のスケジュール｜2ヶ月前から逆算

総会予定日の2ヶ月前から準備をスタートさせます。

資料作成や各担当者との調整には想像以上に時間がかかるため、逆算してスケジュールを組むのが鉄則です。

4月の第1週に総会を行う場合、2月頭には動き出しましょう。私が実際に回していたスケジュールは以下の通りです。

時期	やること	担当・備考
2ヶ月前（2月）	日程の確認、役員への周知	会長・副会長
1.5ヶ月前	資料作成開始（会計、名簿、議案書）	会計・書記
1ヶ月前（3月）	資料完成、案内文（開催通知）配布	全役員
2週間前	委任状回収、出欠確認	班長・組長
1週間前	カンペ作成、当日の流れ確認	会長・司会
前日	資料印刷、会場準備	全役員
当日	総会本番	全員

これを見ると「長いな」と感じるかもしれませんが、自治会の役員は皆さん本業があります。

週末しか動けないことを前提にすると、これくらい余裕を持たせないと確実にパンクします。

2ヶ月前にやること｜日程の確認と役員への通達

「例年通りの日程」を確認し、役員の予定をロックします。

多くの自治会では「4月の第1日曜日」など、総会の日程は慣例で決まっています。会場も公民館（自治会館）を使うため、予約競争などは基本的にありません。

この時期にやるべきは、「日程をあえて決める」ことではなく、「今年も例年通りこの日で行きます」と役員に周知することです。

1. 慣例の日程を確認する

まずは前年度の資料や規約を見て、例年の開催時期を確認します。

「毎年4月の第1日曜日」であれば、カレンダーを見て今年の日付を確定させるだけです。

会場についても、自分たちの公民館を使うのであれば確保の心配は不要です。

（※もし公民館がなく外部施設を借りている場合のみ、早めの予約確認をしてください）

2. 役員のスケジュールを最優先に確保する

日程を確認したら、直ちに現役員に連絡網（LINEグループなど）で通達します。

特に**「会計」と「書記」の出席は必須**です。彼らがいないと、質疑応答で詰んでしまいます。

「例年通り〇月〇日に行います。空けておいてください」と伝え、外せない用事がある役員がいないかだけ確認しておきましょう。

1.5ヶ月〜1ヶ月前にやること｜資料作成が山場

総会準備の8割は「資料作成」です。前年のデータをコピーして使いましょう。

ここが一番の正念場です。絶対に「ゼロから」作ろうとしてはいけません。

資料作成の鉄則：前年踏襲（コピペ）こそ正義

自治会の資料において、オリジナリティは不要です。

前任者から引き継いだUSBメモリやデータファイルにある「去年のデータ」を開き、数字と日付だけを変えるのが最短ルートです。

もしデータがない場合は、紙の資料をスマホでスキャンして文字起こし機能（Googleレンズなど）を使うと、手入力の手間が省けます。

作成が必要な主な資料

1. 事業報告書：今年度どんな活動をしたか
2. 決算報告書：お金をいくら使い、いくら残ったか（※最重要）
3. 事業計画案：来年度なにをするか
4. 予算案：来年度のお金の使い道
5. 役員名簿：新役員の紹介

2週間前にやること｜案内と委任状回収

「委任状」の回収こそが、総会成立の鍵です。

総会には「定足数（ていそくすう）」というルールがあり、会員の過半数（規約による）の出席がないと、会議自体が無効になってしまいます。

リアルな出席率は低いと心得る

今の時代、総会に現地参加する人は稀です。ほとんどが「委任状（欠席して議決権を議長に預けること）」の提出になります。

案内文の下部をキリトリ線にして、委任状欄を設けましょう。

回収は班長さんにお願いし、「〇月〇日までに、班長さんのポストに入れてください」と具体的なアクションを指定するのがコツです。

1週間前〜前日にやること｜カンペ作成と最終確認

当日の自分を助ける「進行台本（カンペ）」を作り込みます。

プロのアナウンサーでも台本なしでは喋れません。素人の私たちがアドリブで進行するのは不可能です。

「無駄なセリフ」を削ぎ落とした台本を作る

「えー、本日はお日柄もよく……」といった長い挨拶は不要です。

参加者は早く帰りたがっています。

以下のようなシンプルな台本を用意しましょう。

（例）

「定刻になりましたので、令和〇年度 自治会総会を始めます。」

「本日の出席者は〇名、委任状〇名、合計〇名です。」

「規約第〇条により、本総会は成立いたしました。」

当日の進行｜シンプルに、手短に

淡々と、台本通りに進めることが最高の進行です。

余計なことを言えば言うほど、ツッコミどころが増えます。事務的に進めましょう。

総会の基本的な流れ

多くの自治会で採用されている標準的な流れは以下の通りです。

1. 開会宣言
2. 会長挨拶（1分以内でOK。協力への感謝のみ）
3. 議長選出（慣例で会長が行うか、選任するか確認）
4. 議事
   • 第1号議案：活動報告・決算報告・監査報告
   • （拍手で承認）
   • 第2号議案：活動計画・予算案
   • （拍手で承認）
   • 第3号議案：役員改選
5. 新役員挨拶
6. 閉会宣言

質疑応答のコツ

「質問はありますか？」と聞いてシーンとした場合、無理に待つ必要はありません。

「ないようですので、承認いただいたものとします」と即座に切り上げてOKです。

もし難しい質問が出たら、「貴重なご意見ありがとうございます。新役員会で持ち帰り、検討させていただきます」と答えて、その場を収めるのが大人の対応です。

私がやった工夫｜効率化のコツ

私が総会を乗り切るために行った「3つの省エネ戦略」を紹介します。

真面目な人ほど抱え込みがちですが、もっと楽をして大丈夫です。

1. カンペは「一言一句」書いておく

「挨拶（適当に）」と書いたメモは役に立ちません。

緊張すると頭が真っ白になるので、「皆様、こんにちは」というレベルから全て文字に起こしました。

読むだけで進む状態にしておけば、当日のプレッシャーが激減します。

2. 質問が出そうな箇所は先回りして説明する

例えば、支出が前年より増えている項目（備品の買い替えなど）があれば、報告の時点で「今年は〇〇が故障したため買い替えました」と一言添えます。

これだけで「なんで増えてるんだ？」というツッコミを封じることができます。

3. デジタルを活用して配布の手間を減らす

これはやりたくてもできなかったことです。

2026年現在、多くの自治会でLINEやチャットツールが導入されています。

事前に「資料のPDF」をスマホに送っておき、当日はプロジェクターで映す形式にすれば、印刷枚数とコストを大幅に削減できます。

※高齢者向けに数部は紙で用意ておくと安心です。

まとめ：総会準備は2ヶ月前から始めれば大丈夫

初めての総会準備は、正直なところ不安も多いと思います。

しかし、ここまで解説してきた通り、「2ヶ月前から逆算して動く」ことさえできれば、決して怖いものではありません。

今回のポイントを改めて整理します。

• 準備期間： 2ヶ月前からスタートすれば余裕を持てる
• 資料作成： 最も大変だが、前年のデータを修正して時短する
• 案内・回収： 案内は1ヶ月前、委任状回収は2週間前を目安に
• 当日の鍵： カンペ（進行台本）は必須！テンパらないお守りになる
• 進行のコツ： 長い挨拶は不要。無駄なセリフを削ってシンプルに進める

最後に

私自身、初めて会長として総会を迎えたときは「失敗したらどうしよう」とドキドキしていました。 でも、完ぺきを目指す必要はありません。

資料に多少の誤字があっても、進行が少しつっかえても、一生懸命準備したことは必ず会員さんに伝わります。この記事のチェックリストを活用して、一つずつ準備を進めてみてください。

あなたの自治会総会が、無事に、そしてスムーズに終わることを心から応援しています！