「役員会、いつも2時間以上かかるんだよな…」
「気づいたら関係ない話になってる」
「早く終わらせたいのに、終わらない」
自治会の役員会、長引きがちですよね。
私も自治会長として役員会を何度も開きましたが、油断すると会議が脱線して、気づいたら世間話になっていることがありました。
議題は3つだったはずなのに、気づけば近所の工事の話で30分…なんてこともザラです。
でも、ちょっとした工夫で会議時間は劇的に短縮できます。
この記事では、役員会を効率的に進めるコツと、会議が長引く原因・対策を実体験をもとにお伝えします。
「会議の目的を忘れない」という当たり前のことを、具体的にどう実践するか。すぐに使えるテクニックを詰め込みました。
うちの自治会の役員会はこんな感じだった
まず、私が会長を務めた自治会の役員会スタイルをご紹介します。
役員会の基本スタイル
- 頻度：定例会はなし。必要なときに招集（平均2ヶ月に1回）
- 時間：1時間〜1時間半を目標（議題による）
- 場所：集会所または公民館
- 進め方：議題を大型モニターに映す、またはホワイトボードに書く
定例の役員会は設けていませんでした。
理由は、「集まること自体が目的化する」のを避けたかったから。決めることがないのに集まると、雑談で終わってしまいます。
代わりに、「これを決めたい」という議題が明確にあるときに招集していました。
進行の工夫として意識していたのは、議題を常に見える場所に表示すること。これだけで、脱線してもすぐに軌道修正できます。
「今日は何を決めるんだっけ?」という迷子状態を防げるんです。
役員会が長引く原因
役員会が長引く最大の原因は「脱線」です。
企業の会議では考えられないぐらい、自治会の役員会は脱線します。これは私の経験上、ほぼ100%起こります。
なぜ自治会の会議は脱線するのか？
議題から少しでも関連する話題が出ると、そこから派生して世間話が始まります。
よくある脱線パターン
- 防犯パトロールの話 → 最近の空き巣事件の話 → 近所で見かけた不審者の話 → 誰それの孫が…
- 夏祭りの屋台の話 → 去年の売上の話 → あの時の天気の話 → 最近の気候変動の話 → 温暖化と健康の話…
- 回覧板のルート変更 → あの家は不在が多い → どうやら単身赴任らしい → 息子さんは今どこに…
気づいたら、会議の目的を完全に忘れてます。
これは「誰が悪い」わけではない
企業の会議に慣れている方からすると、「なぜこんなに脱線するんだ」と感じるかもしれません。
でも、これが自治会なんです。
自治会の役員は、会社員、主婦、自営業者、退職された方、学生…本当に多種多様な人が集まります。バックグラウンドが全く違う人たちが、ボランティアとして参加しているわけです。
「会議はこう進めるべき」という共通認識がありません。会議に慣れている人もいれば、人生で初めて会議らしい会議に出る人もいます。
だから脱線する。これは仕方ない部分もあるんです。
でも、脱線を放置すると…
- 参加者全員の時間が奪われる
- 本来決めるべきことが決まらない
- 「役員会って意味ないよね」という空気になる
- 次回から参加率が下がる
脱線を「自治会らしさ」として許容しつつ、うまく本筋に戻す。
これが進行役の腕の見せ所です。
会議を効率的に進める3つのコツ
ここからは、私が実践して効果があった具体的な方法を3つお伝えします。
コツ①｜議題を明確にして事前共有する
何を話し合うか、事前に決めて共有しておくだけで会議時間は半分になります。
当たり前のようですが、これをやっていない自治会は意外と多いです。
【役員会のお知らせ】
日時:3月15日(土) 10:00〜
場所:集会所
議題:
1. 春の清掃活動の日程と役割分担
2. 総会資料の確認
3. 防犯灯の増設場所について
所要時間:1時間程度を予定
これを送っておくだけで、参加者は心の準備ができます。
「あ、防犯灯の話なら、あの場所を提案しよう」と事前に考えてくるので、会議がスムーズに進むんです。
コツ②｜議題を「見える化」する
常に「今何を話しているか」が見えるようにすれば、脱線してもすぐ戻せます。
私が一番効果を実感した方法がこれです。
具体的な方法
- 大型モニターに映す：ノートPCと接続して議題をスライド表示
- ホワイトボードに書く：議題を箇条書きで板書し、終わったらチェックマークをつける
- 紙に大きく書いて壁に貼る：低コストで誰でもできる
私の自治会では、集会所に大型モニターがあったので、そこにPowerPointで議題を映していました。
モニターがない場合は、ホワイトボードでも十分です。
なぜ効果があるのか？
人間の記憶は曖昧です。会議中に5分も雑談すると、「今何を話してたんだっけ？」となります。
でも、目の前に議題が見えていれば、脱線したときに指さして「これについて話しましょう」と言えます。
これが本当に使えるテクニックで、角が立ちません。
人を責めるのではなく、「議題」という第三者を指さすだけで、自然に軌道修正できるんです。
実際の使い方
(会議が脱線して世間話になったとき)
会長：「そうなんですね。ところで…（モニターを指さして）今日の議題に戻りますが、春の清掃活動の日程についてですが…」
これだけで、自然に本題に戻れます。
コツ③｜「話を本筋に戻します」と言う勇気
進行役が軌道修正しないと、誰も軌道修正しません。
これは私が自治会長として学んだ最大の教訓です。
脱線したとき、誰かが「話を戻そう」と思っていても、実際に言葉に出す人はほとんどいません。
特に自治会のような近所付き合いの場では、「空気を読む」ことを優先してしまいます。
でも、会長や進行役がこれを言わないと、会議は永遠に戻ってきません。
私がよく使っていたフレーズ
| 状況 | 推奨フレーズ |
|---|---|
| 話が完全に逸れた時 | 「すみません、少し話が盛り上がってしまいましたが、議題の〇〇に戻しましょう。」 |
| 特定の個人の話になった時 | 「その件は重要ですので、会議が終わった後に個別にお伺いしてもよろしいですか？」 |
| 時間が押している時 | 「皆さん、終了予定時刻まであと15分ですので、先に結論を出してしまいましょう。」 |
ポイントは「柔らかく、でもはっきりと」
相手を否定するのではなく、「時間」や「議題」という客観的な理由を使うのがコツです。
最初は勇気がいるかもしれません。でも、会議の目的を忘れないようにするのは、進行役の責任です。
これを意識するだけで、会議時間は劇的に短くなります。
議事録はどうする？｜AI活用がおすすめ
2026年の今、議事録作成は「AI」に任せるのが最も効率的です。
従来のやり方（メモを取る）
私が会長だった頃は、役員の誰かがメモを取っていました。
でも、メモを取りながら会議に集中するのは本当に大変です。話を聞きながら書くと、話の流れを見失います。
逆に話に集中すると、メモが追いつきません。
しかも、手書きメモを後から清書するのも手間がかかります。
2026年の今ならAI活用が断然楽
最近は、会議を録音してAIが自動で議事録を作成してくれるツールが普及しています。
おすすめのツール
| ツール名 | タイプ | 特徴・メリット |
|---|---|---|
| Plaud Note | 専用デバイス | 録音特化型ハードウェア。会議中に目立たず、高音質で録音が可能。 |
| Notta | スマホアプリ | 録音とリアルタイム文字起こしが同時に行える。 |
| Googleレコーダー | Androidアプリ | Android標準搭載。完全無料で手軽に利用できる。 |
私が今の時代に自治会長をやるなら、間違いなくこの方法を使います。
AI活用のメリット
- 進行に集中できる：メモを取らなくていいので、議論の流れを見失わない
- 正確な記録が残る：「誰が何を言ったか」が音声で残る
- 時短になる：議事録作成が10分の1の時間で終わる
- DXの第一歩：自治会のデジタル化にもつながる
自治会こそ、こういう便利なツールをどんどん使うべきです。
ボランティアだからこそ、時間を大切にしたいですよね。
まとめ｜会議の目的を忘れないこと
- 役員会が長引く原因は「脱線」
- 議題を明確にして事前共有する(LINEやメールで)
- 議題を見える化する(モニター、ホワイトボード)
- 「話を本筋に戻します」と言う勇気を持つ
- 議事録はAI活用で効率化できる(Plaud Note、Nottaなど)
役員会は、ダラダラやると参加者全員の時間が奪われます。
「会議の目的を忘れない」
これを意識するだけで、だいぶ変わりますよ。
脱線は自治会の良さでもあります。近所の人と話せる貴重な機会だからです。
でも、脱線と本題のメリハリをつけること。これが、参加者に「この役員会は意味がある」と思ってもらえる秘訣です。
最初はうまくいかないかもしれません。
でも、今回紹介した3つのコツを試してみてください。きっと会議時間は短くなりますよ。
他の記事もチェック！
自治会長の仕事とは？経験者が語る年間スケジュールと心構え
会長に就任すると、最初に出てくる疑問はだいたい同じです。 「結局、自治会長って何をするの？」「仕事が増えて生活が回らなくならない？」「いつが一番忙しい？」 ここでは、私が2年間自治会長を務めた体験をもとに、きれいごと抜きで整理します。 大変なことも確かにあります。ただ、全体像と山場がわかるだけで、気持ちはだいぶ楽になりますよ。 この記事でわかること 自治会長（町内会長）の仕事の全体像 1年の流れと、忙しくなる時期 「想像より大変だった点」と「意外と何とかなる点」 他の役員への任せ方（役割分担のコツ） 就任 ...
自治会役員になったら最初の1ヶ月でやること｜元会長が語る現実と乗り越え方
自治会の役員になった。でも、何をすればいいのかわからない。 引き継ぎ資料を見ても、よくわからない…。前任者に聞いても、なんだか冷たい対応をされる…。役場からいろいろ届くけど、どう対応すればいいのかわからない…。 私も自治会長になった最初の1ヶ月、同じ状況でした。 「見てわかるなら苦労せんわ！」「こんなんボランティアでやることじゃない」と何度思ったことか。 この記事では、私が経験した「最初の1ヶ月の現実」と、どう乗り越えたかを正直にお伝えします。 これから役員になる方、今まさに困っている方の参考になれば嬉し ...
【保存版】自治会DX入門ガイド｜デジタル化の始め方と成功のコツ
「役員の負担が重すぎて、なり手がいない」 「回覧板が回るのが遅くて、イベントが終わっていた」 「過去の資料がどこにあるか分からず、引き継ぎが大変」 もしあなたが自治会（町内会）の役員で、このような悩みを抱えているなら、この記事はあなたのためのものです。 私は自治会長として2年間、それまで「紙とハンコ」だけだった自治会のデジタル化（DX）を進めてきました。正直に言えば、最初からすべて上手くいったわけではありません。「高齢者がついていけない」という反発もありましたし、セキュリティ面での失敗も経験しました。 し ...